Eindejaarschecklist voor de 30%-regeling
1. Arbeidsovereenkomsten: Naleving van de vereisten van de 30%-regeling
Controleer of de 30%-regeling expliciet is opgenomen in de arbeidsovereenkomst of in een addendum is vastgelegd. Dit is vooral belangrijk bij het toepassen van de 30%-regeling met terugwerkende kracht, omdat dit de basis vormt voor een terugwerkende berekening.
Controleer of eventuele verlengingen van arbeidsovereenkomsten in het afgelopen jaar de juiste artikelen, verwijzingen naar de correcte wetsartikelen en toepasselijke bedragen bevatten.
2. Beoordeling van de salarisvereisten
De minimale salarisvereisten zijn niet alleen relevant bij het indienen van de aanvraag, maar gelden gedurende de volledige looptijd van de regeling. Als het salaris van een werknemer onder de vereiste drempel daalt (bijvoorbeeld door onbetaald verlof of een deeltijdregeling), kan de 30%-regeling met terugwerkende kracht worden ingetrokken.
Algemene vereisten (drempels voor 2024):
Minimum belastbaar jaarsalaris voor de 30%-regeling (exclusief de belastingvrije vergoeding):
€46.107,01 voor werknemers van 30 jaar of ouder.
€35.048,01 voor werknemers jonger dan 30 jaar met een masterdiploma.
Algemene vereisten (drempels voor 2025):
Minimum belastbaar jaarsalaris voor de 30%-regeling (exclusief de belastingvrije vergoeding):
€46.660,01 voor werknemers van 30 jaar of ouder.
€35.468,01 voor werknemers jonger dan 30 jaar met een masterdiploma.
Naast een minimumsalarisvereiste geldt er sinds 1 januari 2024 ook een maximumsalaris waarover de 30%-regeling berekend mag worden. Dit maximum is gekoppeld aan de zogenaamde “Balkenendenorm”. Voor 2024 is dit vastgesteld op EUR 233.000.
Dat betekent dat voor 2024 aan de expat maximaal EUR 66.900 onbelast mag worden vergoed in het kader van de 30%-regeling (EUR 233.000 x 30%).
Voor 2025 is het maximumsalaris waarover de 30%-regeling berekend mag worden vastgesteld op EUR 246.000. Dat betekent dat voor 2025 maximaal EUR 73.800 onbelast mag worden vergoed in het kader van de 30%-regeling (EUR 246.000 x 30%).
Er is een overgangsregeling van kracht voor expats bij wie de 30%-regeling al in december 2022 werd toegepast. Voor deze expats geldt het maximum pas vanaf 1 januari 2026.
Actiestappen:
Controleer in december alle salarissen van expats om te bevestigen dat ze voldoen aan de vereisten voor 2024.
Beoordeel de verwachte salarissen van expats met ingang van 1 januari om ervoor te zorgen dat ze in 2025 aan de vereisten blijven voldoen.
Voor werknemers die in 2024 30 jaar zijn geworden, controleer of hun salaris vanaf de eerste dag van de maand volgend op hun verjaardag voldoen aan de hogere drempel.
Voor expats met een inkomen van EUR 233.000 of hoger is het belangrijk om na te gaan of zij onder de overgangsregeling vallen.
Als expats met een inkomen van EUR 233.000 of hoger niet onder de overgangsregeling vallen, moet worden gecontroleerd of er niet meer dan EUR 66.900 onbelast aan hen is vergoed onder de 30%-regeling.
Als expats wél onder de overgangsregeling vallen, is het belangrijk om hen vooraf te informeren dat hun 30%-regeling vanaf 1 januari 2026 zal worden beperkt.
3. Verlopen 30%-regelingen
Identificeer expats van wie de 30%-regeling in 2025 afloopt (meestal na 60 maanden).
Ontwikkel een overgangsplan voor deze werknemers:
Bespreek met HR en salarisadministratie de financiële en arbeidsrechtelijke implicaties.
Communiceer met betrokken werknemers om verwachtingen te managen en eventuele zorgen aan te pakken.
Onderzoek alternatieve voordelen of compensatiepakketten om het verlies van het belastingvoordeel te verzachten.
4. Jaarlijkse salarisadministratiecontrole
Naast het waarborgen dat het salaris van de werknemer aan de minimuminkomenseisen voldoet, is de werkgever verplicht om ervoor te zorgen dat de 30%-regeling correct wordt berekend en geclassificeerd als ‘eindheffingsbestanddeel’ in de salarisadministratie.
Voer een eindejaarscontrole van de salarisadministratie uit om:
De correcte berekening van de belastingvrije vergoeding (maximaal 30%) te waarborgen.
Te verifiëren dat vergoedingen voor extraterritoriale kosten correct zijn gedocumenteerd en niet dubbel worden geteld.
Na te gaan of de 30%-regeling correct als eindheffingsbestanddeel is verwerkt in de salarisadministratie.
5. Werknemers die in 2025 30 jaar worden
Identificeer expats die momenteel profiteren van de verlaagde salarisdrempel voor werknemers jonger dan 30 met een masterdiploma.
Pas hun salarisplanning aan zodat ze vanaf de eerste dag van de maand na hun 30e verjaardag voldoen aan de hogere drempel van €46.660.
6. Begroting voor 2025: Planning voor nieuwe expats
Houd rekening met de salarisvereisten voor 2024/2025 bij het opstellen van het budget voor nieuwe expats.
Zorg ervoor dat arbeidsovereenkomsten voor nieuwe medewerkers vanaf het begin de juiste bepalingen over de 30%-regeling bevatten.
7. Terugwerkende kracht aanvragen voor de 30%-regeling
Het verkrijgen van de 30%-regeling kan enkele weken tot maanden duren. Na goedkeuring kan een terugwerkende salarisberekening worden uitgevoerd om de regeling te implementeren.
Neem een inventarisatie op van:
Op 31 december 2024 lopende aanvragen en hun startdatum indien goedgekeurd.
De kans op een positieve beslissing en een mogelijke tijdlijn.
Controleer of de salarisadministratie van deze werknemers open moet blijven voor mogelijke correcties met terugwerkende kracht.
Belangrijke aandachtspunten:
De 30%-regeling moet worden toegepast in de salarisadministratie en kan niet via de aangifte inkomstenbelasting worden toegepast. Als de regeling in 2025 wordt toegekend met ingang van een datum in 2024 dan dient de 30%-regeling ook daadwerkelijk in het jaar 2024 toegepast te worden middels een terugwerkende kracht mutatie.
Verwerk correcties over 2024 niet in de salarisadministratie van 2025, omdat dit kan leiden tot een belastingvrije vergoeding van meer dan 30% in 2025.
Correcties niet doorvoeren kan leiden tot uitsluiting van overgangsregelingen voor expats die de regeling in het vorige jaar gebruikten.
8. Aanvullende overwegingen en deadlines
Internationale schoolgelden:
Verifieer dat vergoedingen voor internationale schoolgelden correct zijn gedocumenteerd (betreft het daadwerkelijk internationaal onderwijs?) en fiscaal behandeld.
Zorg ervoor dat alle 30%- regeling aanvragen voor 2024 binnen de aanvraagtermijn van 4 maanden zijn ingediend.
9. Communicatie met werknemers
Communiceer proactief over wijzigingen in salarisvereisten, aflopende regelingen of updates in hun fiscale situatie.
Bied een consultatie of fiscale briefing aan voor betrokken expats.
