Hoe Voorkom Je Dat Jouw Expats de 30%-Regeling Verliezen?

Gefeliciteerd! Uw werknemer heeft met succes de aanvraag voor de 30%-regeling ingediend. Alle relevante informatie is verstrekt, de voorwaarden zijn aangetoond en het salaris voldoet aan de vereiste inkomensdrempel. En nu, met de beschikking in handen, lijkt het alsof de voordelen van de 30%-regeling gegarandeerd zijn. Helaas suggereert de titel van dit artikel iets anders. Hieronder leggen we uit wat u als werkgever moet doen, en vooral wat u moet vermijden, om ervoor te zorgen dat uw werknemer de 30%-regeling behoudt.

Voortdurende naleving van de 30%-regeling

De 30%-regeling stelt werkgevers in staat om het overeengekomen salarispakket van een expat op te splitsen: 70% als belastbaar loon en maximaal 30% als belastingvrije expatvergoeding. Het belastbare deel van het salaris moet echter hoger zijn dan de minimale jaarlijkse (geïndexeerde) salarisvereiste. Voor 2025 is dit vastgesteld op €46.660, of €35.468 als de werknemer jonger is dan 30 en een gekwalificeerde mastertitel heeft (zie hieronder).

Deze minimumsalarisvereiste is niet alleen relevant bij de aanvraag van de regeling, maar blijft een vereiste gedurende de gehele looptijd. Als het belastbare salaris in een bepaald jaar onder deze drempel valt, vervalt de 30%-regeling met terugwerkende kracht tot de eerste dag van dat jaar. De regeling wordt dan definitief ingetrokken voor de duur van het verblijf in Nederland.

Om deze reden is het mogelijk dat een werknemer niet het volledige belastingvrije percentage van 30% kan benutten als het inkomen dicht bij de minimumdrempel ligt. In dat geval wordt een lager belastingvrij percentage toegepast om te voldoen aan de salarisvereisten (zie voorbeelden 1 en 2 hieronder).

LET OP: Als een werknemer in 2025 of later voor het eerst gebruik maakt van de 30%-regeling, wordt de minimale salarisvereiste vanaf 2027 verhoogd met 9% bovenop de jaarlijkse indexering. Het is van belang om alvast hierop te anticiperen in de HR-budgetten.

Jonger dan 30 en een mastertitel

De minimale salarisvereiste voor de 30%-regeling bedraagt €46.660 in 2025. Voor werknemers jonger dan 30 met een gekwalificeerde mastertitel geldt echter een lagere drempel van €35.468.

Deze lagere salarisdrempel kan helpen om de voordelen van de 30%-regeling te maximaliseren (zie voorbeelden 2 en 3 hieronder). Om hiervoor in aanmerking te komen, moet de werknemer een gekwalificeerde mastertitel hebben en goedkeuring van de Belastingdienst verkrijgen. Nederlandse masterdiploma’s worden automatisch erkend, maar buitenlandse diploma’s moeten eerst worden beoordeeld en gecertificeerd door de IDW (https://idw.nl/en/) voordat de Belastingdienst ze goedkeurt.

De aanvraag voor goedkeuring van de lagere salarisdrempel wordt meestal ingediend samen met de aanvraag voor de 30%-regeling. Dit verzoek kan echter ook achteraf als aanvulling worden ingediend.

LET OP: In de maand na de 30e verjaardag moet de werknemer voldoen aan de reguliere salarisvereiste. De overstap van €35.468 (2025) naar €46.660 (2025) kan aanzienlijk zijn en vereist een proactieve salariscontrole.

Voorbeeldberekeningen

Voorbeeld 1

Overeengekomen salarispakket incl. vakantiegeld: €75.000
€75.000 x 30% = €22.500 (= maximaal belastingvrije vergoeding)

€75.000 - €22.500 = €52.500 (= belastbaar inkomen)

€52.500 ligt boven de minimale salarisvereiste van €46.660

Belastingvrije vergoeding: €22.500 (de volledige 30%)

Voorbeeld 2

Overeengekomen salarispakket incl. vakantiegeld: €55.000
€55.000 x 30% = €16.500 (= maximaal belastingvrije vergoeding)

€55.000 - €16.500 = €38.500 (= belastbaar inkomen)

€38.500 ligt onder de minimale salarisvereiste van €46.660

Belastingvrije vergoeding: maximaal €8.340 of 15% (€55.000 - €46.660)

Voorbeeld 3

Zelfde situatie als voorbeeld 2, maar de werknemer is 28 jaar en heeft een gekwalificeerde mastertitel.
€55.000 x 30% = €16.500 (= maximaal belastingvrije vergoeding)

€55.000 - €16.500 = €38.500 (= belastbaar inkomen)

€38.500 ligt boven de minimale salarisvereiste voor jonge masters (€35.468)

Belastingvrije vergoeding: €16.500 (de volledige 30%)

Werken in deeltijd, onbetaald verlof of ouderschapsverlof

Bij deeltijdwerken, onbetaald verlof of een sabbatical kan het salaris onder de minimale salarisvereiste dalen, waardoor de werknemer de 30%-regeling kan verliezen. Het is daarom raadzaam om de gevolgen vooraf duidelijk met de werknemer te bespreken en het effect op het salaris vooraf te berekenen.

Er geldt echter een uitzondering voor salarisverlagingen door ouderschaps-, adoptie- en zwangerschapsverlof. In deze gevallen blijft de 30%-regeling van kracht ook al daalt het salaris daardoor onder de minimale salarisvereiste.

Wisselen van werkgever

Wanneer een werknemer van werkgever verandert, kan de 30%-regeling worden overgedragen, mits de periode tussen beide dienstverbanden minder dan 3 maanden bedraagt en de salarisvereisten worden gehandhaafd. Als de onderbreking langer dan 3 maanden is, vervalt de regeling definitief.

Tegelijkertijd kan overlap tussen twee dienstverbanden, zoals het afbouwen van taken bij de oude werkgever terwijl men al bij de nieuwe werkgever start, de overdracht van de regeling bemoeilijken en resulteren in het verlies ervan.

Conclusie

Voor werkgevers is het cruciaal om de salarisvereisten en administratieve verplichtingen rond de 30%-regeling goed te begrijpen. Kleine fouten in de toepassing kunnen leiden tot het verlies van de regeling en onverwachte belastingaanslagen voor de werknemer. Zorg ervoor dat uw payroll correct is ingericht en raadpleeg tijdig een fiscaal adviseur om risico's te voorkomen.