De ICT-vergunning: Waar je nog meer aan moet denken

Dus, je hebt een Intra-Corporate Transferee (ICT)-vergunning geregeld voor een werknemer die vanuit een buitenlandse groepsvennootschap naar Nederland komt. Klaar, toch? Niet helemaal. De ICT-vergunning is natuurlijk belangrijk voor het recht om hier te verblijven en te werken, maar vaak is een vergunning slechts stap één.

We zien in de praktijk dat er vaak vanuit wordt gegaan dat Nederlandse belasting-, sociale zekerheids- en afdrachtsverplichtingen niet van toepassing zijn, omdat de uitgezonden werknemer formeel in het buitenland in dienst blijft. Dat is jammer genoeg niet (altijd) juist.

In deze blog behandelen we daarom een aantal belangrijke aandachtspunten die bij het tewerkstellen van ICT-vergunninghouders in Nederland weleens over het hoofd worden gezien.

1. Inkomstenbelasting

Een niet zo leuk, maar wel belangrijk onderwerp! Afhankelijk van wat de werknemer doet, waar dit wordt gedaan en hoe lang er in Nederland gewerkt wordt, kan de werknemer belast worden in Nederland. Daarnaast is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de specifieke bepalingen in het belastingverdrag tussen Nederland en het woonland van de werknemer.

• Project van de buitenlandse werkgever – Als de werknemer in Nederland werkt aan een specifiek project namens de buitenlandse werkgever, kunnen Nederlandse belastingverplichtingen ontstaan, afhankelijk van de duur van de fysieke aanwezigheid in Nederland. In veel gevallen (maar zeker niet altijd!) krijg je te maken met de 183-dagenregel. Bekijk onze eerdere blog over dit onderwerp.

• Materieel werkgeverschap – Als de werknemer feitelijk voor rekening en risico van de Nederlandse entiteit werkt, wordt de Nederlandse entiteit als werkgever gezien en is de uitgezonden medewerker vanaf dag één belast in Nederland.

• Vaste inrichting (VI) In sommige gevallen kunnen de werkzaamheden van de ICT-werknemer in Nederland leiden tot een vaste inrichting voor de buitenlandse werkgever. Dit heeft best wat gevolgen:

• Nederlandse vennootschapsbelastingplicht voor de buitenlandse werkgever.

• Inhoudingsplicht (loonbelasting) voor de buitenlandse werkgever.

• De medewerker is in dat geval ook vanaf dag één belast in Nederland.

Idealiter wil je dit vooraf weten om onverwachte verrassingen te voorkomen.

2. Sociale zekerheid

In tegenstelling tot overplaatsingen binnen de EU/EER (waarvoor Europese verordeningen gelden), hangen de sociale zekerheidsgevolgen voor ICT-werknemers, die afkomstig zijn vanuit buiten de EU/EER) af van de vraag of er een socialezekerheidsverdrag bestaat tussen het thuisland van de werknemer en Nederland.

✅ Als een verdrag van toepassing is, kan de werknemer onder voorwaarden onder de sociale zekerheidswetgeving van het thuisland blijven vallen. Hiervoor is echter documentatie vereist: een zogenaamd "Certificate of Coverage" (de niet-EU/EER-versie van de A1 verklaring) moet worden aangevraagd. Hiermee kan worden aangetoond dat alleen buitenlandse socialezekerheidswetgeving van toepassing is.

❌Als er geen verdrag is, geldt in de meeste gevallen de Nederlandse sociale zekerheid. Dit betekent dat de werkgever Nederlandse sociale premies moet betalen, wat de loonkosten aanzienlijk kan verhogen. Als de buitenlandse socialezekerheidswetgeving ook van toepassing blijft, is dubbele dekking (en dus dubbele premies!) een mogelijkheid.

3. Loonheffingen

Veel bedrijven denken dat ze het salaris van de werknemer gewoon via de loonadministratie in het thuisland kunnen blijven verwerken. Dat is echter niet altijd een optie.

💡 Belangrijke overwegingen:

• Inhoudingsplicht: Als een werknemer in Nederland belast is op basis van materieel werkgeverschap of de aanwezigheid van een vaste inrichting, moet de buitenlandse werkgever Nederlandse loonbelasting inhouden en afdragen. Binnen concernverband is het mogelijk om de inhoudingsplicht over te dragen aan een Nederlandse groepsentiteit. Hiervoor moet wel een verzoek worden ingediend bij de Belastingdienst.

Voor werknemers die op basis van de 183-dagenregel in Nederland belast zijn, wordt een buitenlandse werkgever in principe niet inhoudingsplichtig. Hierop is één uitzondering: als de werknemer sociaal verzekerd is in Nederland, moeten er alsnog loonaangiften worden ingediend.

• 30%-regeling: De 30%-regeling kan alleen via een Nederlandse loonadministratie worden verwerkt. Dus zelfs als een werknemer belast is in Nederland en er geen verplichting is om loonbelasting in te houden, kan het voordelig zijn om de werknemer vrijwillig in de salarisadministratie op te nemen.

• Split payroll: Als een werknemer sociaal verzekerd blijft in het buitenland, moeten er twee loonadministraties worden gedraaid (een in Nederland en een in het buitenland). Dit vereist wat coördinatiewerk maar is niet onoverkomelijk.

4. Buitenlandse pensioenregelingen

Veel niet-Nederlandse pensioenregelingen worden in principe niet als zodanig erkend in Nederlandse belastingwetgeving. Dit kan tot twee problemen leiden:

1. Werkgeversbijdragen aan de buitenlandse pensioenregeling kunnen als Nederlands belastbaar inkomen worden aangemerkt, wat de belastingdruk voor de werknemer verhoogt.

2. De werknemer kan mogelijk niet belastingvrij pensioen opbouwen in Nederland.

Sommige belastingverdragen bevatten een non-discriminatiebepaling, waardoor buitenlandse pensioenregelingen fiscaal gelijk mogen worden behandeld. Hiervoor moet echter een verzoek worden ingediend bij de Belastingdienst, aangezien deze bepaling vaak eerst officieel moet worden bevestigd.

5. Andere aandachtspunten

Zijn we nu wel klaar? Helaas nog (steeds) niet: er zijn nog andere aspecten waar rekening mee moet worden gehouden:

• Beperkingen van de werkvergunning: Een ICT-vergunning staat alleen werk in Nederland toe. Als de werknemer ook in andere EU/EER-landen moet werken, kunnen aanvullende vergunningen of meldingen vereist zijn.

• Nederlands arbeidsrecht: Zelfs als het dienstverband formeel bij de buitenlandse werkgever blijft, kunnen sommige bepalingen van het Nederlandse arbeidsrecht (zoals wettelijk betaald verlof of arbeidsomstandigheden) van toepassing zijn.

• Tax equalization vs. tax protection: compenseert het bedrijf de werknemer voor extra Nederlandse belastingdruk? En hoe wordt omgegaan met een lagere belastingdruk? Werkgevers moeten hierover beleid hebben om ad-hoc onderhandelingen te voorkomen.

Tot slot: Zorg dat belastingen geen bijzaak zijn

 Een ICT-vergunning is slechts stap één. Werkgevers onderschatten vaak de belasting-, loon- en socialezekerheidsverplichtingen die gepaard gaan met de overplaatsing van niet-EU/EER-werknemers naar Nederland. Een gebrek aan voorbereiding kan leiden tot onverwachte kosten, nalevingsrisico's en administratieve rompslomp.

Om verrassingen te voorkomen, moet naleving van belasting- en loonheffingsregels vanaf dag één onderdeel zijn van je strategie.

Hulp nodig? Bel of mail gerust!