30%-regeling aanvragen – zo doe je dat

De 30%-regeling aanvragen – zo doe je dat

De 30%-regeling, ook wel de expat-regeling genoemd, is een aantrekkelijke fiscale regeling voor werkgevers die buitenlandse werknemers naar Nederland halen. Als werkgever kun je tot 30% van het loon van een werknemer onbelast uitkeren. Daarmee compenseer je (gedeeltelijk) de extra kosten die een werknemer maakt door tijdelijk in Nederland te werken, zoals dubbele huisvesting, hogere kosten van levensonderhoud of kosten voor internationale scholen.

Maar hoe vraag je de regeling eigenlijk aan? In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je als werkgever de 30%-regeling aanvraagt, waar je op moet letten, en hoe je voorkomt dat je aanvraag wordt afgewezen.

Stap voor stap: zo vraag je de 30%-regeling aan

Stap 1: Controleer of de werknemer in aanmerking komt

Voordat je de aanvraag indient, moet je zeker weten dat jouw werknemer voldoet aan de voorwaarden. De belangrijkste zijn:

• De werknemer is uit het buitenland aangeworven of uitgezonden naar Nederland.

• De werknemer heeft in de 24 maanden vóór de start van het dienstverband meer dan 16 maanden hemelsbreed op meer dan 150 km van de Nederlandse grens gewoond.

• De werknemer heeft specifieke deskundigheid die in Nederland schaars is. Dit wordt doorgaans beoordeeld op basis van het overeengekomen salaris van de werknemer.

Tip: Gebruik een interne checklist of laat Exterus de voorwaarden toetsen.

Stap 2: Verzamel de benodigde documenten

Voor de aanvraag heb je het volgende nodig:

• Een ondertekende arbeidsovereenkomst of uitzendingsovereenkomst.

• Betreffende arbeidsovereenkomst of uitzendingsovereenkomst waaruit het salaris duidelijk blijkt;

• De C.V. van de werknemer waaruit duidelijk de arbeidsverleden (periode en locatie) blijkt en de afgeronde opleidingen van de werknemer met datum van behalen diploma;

• Een gedetailleerd overzicht van eerder verblijf in Nederland in de afgelopen 25 jaar. Meer hierover lees je in onze vorige blog.

• Het vorige adres van de werknemer vóór aankomst in Nederland

• Het huidige adres van de werknemer en zijn / haar bsn-nummer

• Indien de werknemer jonger is dan 30 bij aanvang van het dienstverband, een kopie van zijn / haar mastergraad indien de werknemer gebruik moet maken van een verlaagd salariscriterium. 

Let op: de belastingdienst kan om bewijs vragen ter onderbouwing dat de werknemer inderdaad tenminste 16 maanden op meer dan 150km van de Nederlandse grens heeft gewoond vóór het dienstverband. Dit kunnen onder andere zijn: bankafschriften waaruit lokale transacties te zien zijn voor die 16 maanden, maandelijkse energierekeningen, uittreksel uit de lokale basisregistratie, etc.

Tip: Exterus heeft jarenlange ervaring met het aanvragen van de 30%-regeling en heeft een gestroomlijnd proces ontwikkeld om de benodigde informatie snel en efficiënt te verzamelen. Hiermee worden HR-teams aanzienlijk ontlast. We vertellen je er graag meer over.

Stap 3: Stel de 30%-regelingsovereenkomst op

De Belastingdienst vereist dat werkgever en werknemer schriftelijk afspreken dat de 30%-regeling wordt toegepast. Hierin leg je vast:

• Dat maximaal 30% van het overeengekomen brutoloon als onbelaste kostenvergoeding wordt uitgekeerd.

• Onder welke voorwaarden en voor welke periode dat gebeurt.

• Om te voldoen aan je zorgplicht als werkgever dien je ook aan te tonen dat je de werknemer ervan op de hoogte hebt gesteld dat het toepassen van de expat-regeling gevolgen kan hebben voor inkomensafhankelijke regelingen. 

Tip: Laat de experts van Exterus je helpen met de juiste formulering om zeker te weten dat de overeenkomst aan alle voorwaarden van de Belastingdienst voldoet.  

Stap 4: Dien de aanvraag in bij de Belastingdienst

De aanvraag dien je in bij het Kantoor Buitenland van de Belastingdienst. Dit kan via post, en in sommige gevallen digitaal via een fiscaal dienstverlener zoals Exterus B.V.

Let op: De regeling dient binnen 4 maanden na start van het dienstverband te worden ingediend om terugwerkende kracht van de expat-regeling te waarborgen. Wordt de aanvraag na de eerste 4-maands termijn ingediend, dan gaat de expatregeling pas in op de 1ste van de volgende maand.

Gebruik het formulier “Verzoek loonheffingen Expat-regeling” van de Belastingdienst. Volg de vragenlijst en vul alle relevante vragen in. De belastingdienst ontvangt het liefst enkelzijdig gedrukte documenten, dus niet dubbelzijdig printen en ook geen extra gegevens op de achterkant van de pagina schrijven; indien er meer ruimte nodig is dan kan er een eigen notitie als bijlage worden toegevoegd.  Voeg alle documenten toe die in de formulier worden gevraagd.

Adres Belastingdienst Kantoor Buitenland:

Belastingdienst/Kantoor Buitenland
Postbus 2577
6401 DB Heerlen
Nederland

Tip: Stuur de aanvraag altijd per aangetekende post en registreer dit goed in je administratie. Zo heb je altijd bewijs van tijdige indiening.

Stap 5: Wacht op de beschikking

De Belastingdienst stuurt doorgaans binnen 8 tot 12 weken een beschikking. Hierin staat of de aanvraag is goedgekeurd, per welke datum de regeling geldt, en voor welke duur.

Tip: Houd in je administratie de ingangsdatum, de salariscriteria en duur goed bij – bij een looncontrole moet je kunnen aantonen dat de expatregeling correct is toegepast.

Stap 6: Verwerk de 30%-vergoeding correct in de salarisadministratie

Zodra de beschikking binnen is, pas je de loonstrook aan. Je geeft:

• Tot 70% van het loon op als belast loon.

• Maximaal 30% van het loon op als onbelaste vergoeding.

Let ook op eventuele gevolgen voor pensioenopbouw, vakantiegeld of andere loongerelateerde posten. Ook dient rekening te worden gehouden met de geldende minimum en maximum salariscriteria. Meer hierover vind je in ons eerdere blog: eindejaar checklist voor de 30%-regeling. 

Tip: Zorg dat de salarisverwerking correct gebeurt, eventueel in samenwerking met een externe specialist zoals Exterus. Wij kunnen je voorzien van proformaberekeningen of zelfs de (expat)payroll volledig overnemen. Zo voorkom je een foutieve verwerking, die kan leiden tot naheffingen of terugvorderingen.

Veelgemaakte fouten bij het aanvragen van de 30%-regeling

• Te laat aanvragen (na 4 maanden): terugwerkende kracht vervalt.

• Onvoldoende bewijs van buitenlandse woonplaats.

• Geen schriftelijke afspraak met werknemer.

• Niet kunnen aantonen dat de arbeidsovereenkomst is overeengekomen vóór aankomst in Nederland. 

Hulp nodig bij de aanvraag?

Het aanvragen van de expat-regeling lijkt overzichtelijk, maar het is belangrijk om alle stappen goed te volgen. Fouten kunnen leiden tot naheffingen of teleurstelling bij je werknemer. Als je zeker wilt zijn van een correcte aanvraag, kan Exterus B.V. je hierbij ondersteunen.