Affiliated with
Exterus vindt uw privacy belangrijk en zorgt ervoor dat de persoonsgegevens die wij ontvangen vertrouwelijk worden behandeld. Exterus is verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit privacy statement informeren wij u over hoe en waarom wij uw persoonsgegevens gebruiken en verwerken.
Dit Privacy Statement ziet op de verwerking van persoonsgegevens van:
Er is een apart Privacy Statement voor werknemers van klanten van Exterus. Deze is te vinden op exterus.nl.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een natuurlijke persoon die herleidbaar tot die natuurlijke persoon. Van alle personen met wie we contact hebben, of die deze website bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen van onze (potentiële) opdrachtgevers, zakelijke klanten, leveranciers of business partners, werknemers en van sollicitanten.
De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens zijn respectievelijk Exterus B.V., Exterus Payrolling B.V., Hello HR Flex B.V. of Exterus Visa Services B.V. (gezamenlijk: ‘Exterus’). De jegens u verantwoordelijke is de vennootschap met wie u een (potentiële) rechtsbetrekking aangaat. Verantwoordelijke met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens via de website is Exterus B.V.
Heeft u vragen over ons Privacy Statement? Neem dan contact met ons op via:
Exterus B.V./Exterus Payrolling B.V./Hello HR Flex B.V./Exterus Visa Services B.V.
t.a.v. Privacy Officer
Prinses Alexialaan 80
2496 XA Den Haag
E-mail: info@exterus.nl
Exterus mag enkel persoonsgegevens van u verwerken als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. Exterus verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. In het algemeen verzamelen en verwerken wij uw gegevens alleen voor de uitvoering van onze dienstverlening, voor werving- en selectiedoeleinden of wanneer u daar toestemming voor heeft verleend.
In onderstaande overzicht kunt u raadplegen welke persoonsgegevens Exterus verwerkt voor welke doeleinden.
Voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon.
Wij gebruiken deze gegevens om:
Deze gegevens worden verwerkt in verband met een redelijk belang gelegen in de omschreven doelen en de bedrijfsvoering van Exterus. Daarnaast zijn deze gegevens verwerkt op basis van de toestemming van de (potentiële) cliënten.
Naam en adresgegevens, factuurgegevens (geleverde diensten, prijzen, btw-tarieven), contactgegevens, salarisgegevens, bedrijfsgegevens, btw-nummer, BSN en alle overige financieel relevante informatie.
Wij gebruiken deze gegevens om:
Rekeningnummer, IBAN en BIC.
Wij gebruiken deze gegevens om:
Persoonsgegevens die cliënten aan ons verstrekken in hun documentatie, zoals namen, contactgegevens, salarisgegevens, bedrijfsgegevens, BSN, en alle overige financieel relevante informatie (loonadministratie, belastinggegevens).
Wij gebruiken deze gegevens om:
Historie van reeds verleende diensten aan de cliënt.
Wij gebruiken deze gegevens om:
Kopie paspoort of ID kaart.
Wij gebruiken deze gegevens onder andere om:
De (bank en identificatie)gegevens van cliënten, gegevens in
documentatie van cliënten en gegevens in verband met de eerder verleende diensten worden verwerkt in verband met een redelijk belang gelegen in de omschreven doelen en de bedrijfsvoering van Exterus. Daarnaast zijn deze gegevens noodzakelijk voor de uitvoering van de gesloten overeenkomst.
Ook heeft Exterus de (fiscaal)wettelijke verplichting om gegevens in verband met facturatie te verwerken en bewaren.
Voor- en achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel) en eventuele persoonsgegevens die in het bericht worden opgenomen.
Wij gebruiken deze gegevens om:
Deze gegevens worden verwerkt in verband met een redelijk belang gelegen in de omschreven doelen en de bedrijfsvoering van Exterus. Daarnaast zijn deze gegevens verwerkt op basis van de toestemming van de (potentiële) cliënten.
Voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer.
Wij gebruiken deze gegevens om:
Gegevens op het CV (zoals kwalificaties, werkervaring en opleiding) en gegevens over eventuele beperkingen van de sollicitant, waardoor de functie niet uitgevoerd kan worden.
Wij gebruiken deze gegevens om:
Aantekeningen sollicitatiegesprek(ken) en (indien van toepassing) resultaten van assessments en psychologische testen.
Wij gebruiken deze gegevens om:
Deze gegevens van sollicitanten worden verwerkt in verband met een redelijk belang gelegen in de omschreven doelen, de bedrijfsvoering van Exterus en het mogelijk sluiten van een overeenkomst met de sollicitant. Daarnaast zijn deze gegevens verwerkt op basis van de toestemming van de sollicitant.
Voor sollicitanten en cliënten geldt dat Exterus de persoonsgegevens van u ontvangt. Voor potentiële cliënten geldt dat Exterus de gegevens ook uit openbare bronnen kan ontvangen.
Exterus bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Uw gegevens zullen na afloop van de bewaartermijn worden verwijderd.
Voor de gegevens van sollicitanten geldt dat indien de sollicitatie leidt tot een arbeidsovereenkomst met Exterus, de sollicitant vanaf dat moment valt onder het Privacy Statement voor medewerkers. Indien de sollicitatie niet leidt tot een arbeidsovereenkomst, dan zullen de gegevens van de sollicitant worden verwijderd. Met toestemming van de sollicitant kunnen de gegevens tot een jaar na de sollicitatie worden bewaard.
De gegevens van (potentiële) klanten worden in principe vijf tot zeven jaar bewaard afhankelijk van de verwerkte gegevens. Dit in verband met wettelijke (fiscale) bewaarplichten, garantieperiodes en eventuele claims en geschillen in verband met verjaringstermijnen.
Exterus kan uw gegevens delen met derden voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden.
Daarnaast kan Exterus persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
Met de derde partij die namens en in opdracht van Exterus uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door Exterus ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zoals een belastingadviseur, advocaten of accountants, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG.
Uitgangspunt is dat persoonsgegevens niet worden doorgegeven aan landen die buiten de Europese Economische Ruimte (EER) liggen. Het kan in een individueel geval mogelijk zijn dat uw persoonsgegevens wel met een derde (bijvoorbeeld leverancier) buiten de EER worden gedeeld. Dit is dan op basis van uw toestemming en/of in het kader van een overeenkomst waarbij u partij bent. Wanneer Exterus wel gegevens deelt met ingeschakelde derde partijen gevestigd buiten de EER, zal dit altijd gebeuren in overeenstemming met de AVG.
Persoonsgegevens die door Exterus worden verzameld, kunnen worden doorgestuurd naar andere Exterus entiteiten die deel uitmaken van de Exterus organisatie. Deze entiteiten mogen de gegevens echter alleen gebruiken voor het doel waarvoor u deze aan Exterus heeft verstrekt. Wanneer u gegevens op de website van Exterus plaatst, gaan wij ervan uit dat u Exterus uitdrukkelijk toestemming geeft om die informatie te delen met andere Exterus entiteiten die deel uitmaken van de Exterus organisatie.
Exterus beschermt alle persoonsgegevens die zij verwerkt tegen ongeautoriseerde en onrechtmatige toegang, wijziging, openbaarmaking, gebruik en vernietiging. Wij hebben daartoe, rekening houdend met de stand van de techniek, passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. In het geval Exterus gebruik maakt van diensten van derde partijen, zal Exterus in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen. Exterus zal verlies, diefstal of misbruik van persoonsgegevens zo snel mogelijk aan u melden indien zij daartoe verplicht is.
Als u onze website bezoekt, registreren wij uw IP-adres, algemene bezoekgegevens, en cookies. Deze gegevens worden gebruikt om onze dienstverlening verder te verbeteren. Verder registreren wij ook klikgedrag. Deze gegevens worden alleen intern opgeslagen en bewerkt. Ze worden bijvoorbeeld gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag.
Wij maken op deze website, met uw toestemming gebruik van tracking cookies van Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Deze cookies gebruiken wij om bij te houden welke pagina’s u bezoekt. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Wij hebben Google geen toestemming verleend de verkregen analytics informatie (cookies) te gebruiken voor andere diensten en/of doeleinden. U kunt het gebruik van cookies weigeren door de daartoe bestemde instellingen van uw browser te selecteren, maar als gevolg daarvan kan het zijn dat u geen gebruik kunt maken van de volledige functionaliteit van deze website. Door het gebruik van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van gegevens over u door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hierboven omschreven. Als u het gebruik van Google Analytics in het geheel niet wilt toestaan, kunt u de Google Analytics Opt-out Add-on downloaden en installeren via https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=nl
U heeft te allen tijde het recht om te zien welke persoonsgegevens Exterus van u heeft verwerkt. Indien u van dit recht gebruikmaakt, verzoeken we u specifiek aan te geven welke persoonsgegevens u graag wenst in te zien of wenst te ontvangen. In het geval die gegevens onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om de gegevens te rectificeren.
Wij zullen de derde(n) die uw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt. Verder heeft u het recht op:
Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via bovenstaande contactgegevens. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek en zullen daarbij aangeven hoe met uw verzoek zal worden omgegaan. Het is mogelijk dat er beperkingen aan uw verzoek worden verbonden, bijvoorbeeld in verband met de bescherming van persoonsgegevens van derden.
Exterus is niet wettelijk verplicht een Functionaris voor de Gegevensbescherming aan te stellen. Voor uw verzoeken zoals hiervoor bedoeld, is onze interne privacy officer uw contactpersoon. Uw verzoeken kunt u richten aan de privacy officer via bovenstaande contactgegevens.
Bij de van u verwerkte persoonsgegevens wordt geen automatische besluitvorming toegepast.
De bovenstaande rechten zijn alleen van toepassing op de persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt door Exterus, een derde kan niet namens een ander een beroep doen op deze rechten.
Indien u het niet eens bent met de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt, kunt u altijd contact met ons opnemen.
In het geval dat u niet tevreden bent met het antwoord van Exterus, kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG
(https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl).
Exterus kan dit Privacy Statement aanpassen, zonder voorafgaande kennisgeving daarvan. Aanpassingen worden op de website gepubliceerd. De meest recente versie vindt u altijd op exterus.nl.
Dit Privacy Statement is voor het laatst bijgewerkt op 28 augustus 2025
Affiliated with