Ontslagvergoeding en expats: waar moet je als werkgever aan denken?

Een internationale werknemer ontslaan is vaak complexer dan je in eerste instantie denkt. Naast de gebruikelijke juridische en HR-gerelateerde zaken, komen er bij het beëindigen van een arbeidsovereenkomst met een expat of werknemer met buitenlandse werkzaamheden ook internationale fiscale aandachtspunten kijken. Vooral de ontslagvergoeding roept regelmatig vragen op: in welk land is deze belast? Moet je ergens nog loonheffing inhouden of afdragen? En wat als de werknemer al is teruggekeerd naar het buitenland?

In deze blog zetten we de belangrijkste fiscale aandachtspunten op een rij voor werkgevers die te maken krijgen met het beëindigen van een arbeidsovereenkomst van internationaal personeel.

We gaan in op de volgende vragen:

• Wanneer wordt een ontslagvergoeding in meerdere landen belast?

• Wie draagt de loonheffing af bij een internationale ontslagvergoeding?

• Wat zijn veelgemaakte fouten bij ontslag van internationaal personeel?

• Hoe kunnen wij je helpen?

1. Wanneer wordt een ontslagvergoeding in meerdere landen belast?

Of een ontslagvergoeding in één of meerdere landen belast is, hangt meestal af van de periode waarop de vergoeding betrekking heeft. De meeste landen – waaronder Nederland – hanteren in beginsel het zogeheten “werklandprincipe”. Dat betekent dat het recht op belastingheffing wordt verdeeld over de landen waar de werknemer in het verleden heeft gewerkt.

Is een werknemer bijvoorbeeld vijf jaar in Nederland werkzaam geweest en daarna twee jaar in Duitsland, dan kan de ontslagvergoeding deels in Nederland en deels in Duitsland belast zijn. Dit is ook het geval als de werknemer op het moment van ontslag al is verhuisd of teruggekeerd naar een ander land.

Let op: ook al wordt de vergoeding pas ná vertrek uitbetaald, dat betekent niet automatisch dat alleen het woonland belasting mag heffen. De herkomst van de vergoeding – en dus de werklanden uit het verleden – is doorslaggevend.

In de praktijk wordt de verdeling van de heffingsrechten vaak gebaseerd op de verhouding tussen het aantal gewerkte dagen in elk land in de periode waarop de vergoeding betrekking heeft. Dit kan leiden tot een complexe berekening, zeker als de werknemer in meerdere landen heeft gewerkt of als de periode van toekenning onduidelijk is.

2. Wie draagt de loonheffing af bij een internationale ontslagvergoeding?

Als werkgever ben je meestal verplicht om loonheffing in te houden over een ontslagvergoeding. Maar bij internationaal personeel is de vraag in welk land je dat moet doen een stuk lastiger te beantwoorden. Dit hangt af van waar de werknemer werkte, woont én hoe jouw organisatie lokaal is ingericht.

Situatie 1: De werknemer werkt (of werkte) via een Nederlandse loonadministratie
Wanneer de werknemer is verloond via de Nederlandse loonadministratie en (deels) in Nederland werkte, moet je in veel gevallen in Nederland loonheffing inhouden over het deel van de ontslagvergoeding dat aan de Nederlandse werkzaamheden is toe te rekenen. Dat geldt ook als de werknemer inmiddels in het buitenland woont.

Situatie 2: De werknemer is inmiddels verhuisd of werkte in meerdere landen
Als de werknemer naar het buitenland is verhuisd of ook in andere landen werkte, moet je beoordelen of jij als Nederlandse werkgever nog een inhoudingsverplichting hebt. Soms geldt er in het andere land óók een inhoudingsverplichting, of moet je daar een fiscale vertegenwoordiger aanstellen om de juiste loonbelasting af te dragen. In andere gevallen moet de werknemer zelf in het buitenland aangifte doen over het buitenlandse deel van de vergoeding.

Buitenlandse entiteiten
Bij groepsstructuren komt het regelmatig voor dat de ontslagregeling vanuit een buitenlandse groepsmaatschappij wordt gefinancierd of afgehandeld. In dat geval kan ook de buitenlandse entiteit inhoudingsplichtig zijn – of zelfs fiscaal worden aangemerkt als de ‘werkgever’ van het verleden. Dit vereist een zorgvuldige fiscale analyse van de feiten, de structuur en de verdragsbepalingen.

Dubbele heffing of dubbele vrijstelling voorkomen
Als meerdere landen heffingsbevoegd zijn, is het belangrijk om afspraken toe te passen uit belastingverdragen om dubbele belasting te voorkomen. Dit moet goed worden onderbouwd in de loonadministratie en eventueel in de aangifte van de werknemer.

3. Veelgemaakte fouten bij ontslag van internationaal personeel

Het beëindigen van een dienstverband met een internationale werknemer brengt vaak meer fiscale risico’s met zich mee dan gedacht. Hieronder zetten we een aantal veelvoorkomende fouten op een rij:

Vergeten dat meerdere landen mogen heffen

Werkgevers gaan er soms vanuit dat alleen het woonland van de werknemer belasting mag heffen over de ontslagvergoeding. In werkelijkheid is de verdeling gebaseerd op eerdere werklanden, niet op het land waar de werknemer op het moment van uitbetaling woont. Hierdoor kunnen landen waar de werknemer jaren geleden werkte alsnog heffingsrechten claimen.

De hele ontslagvergoeding in Nederland belasten

Het komt regelmatig voor dat een Nederlandse werkgever de volledige ontslagvergoeding onder de Nederlandse loonbelasting brengt, ook al heeft de werknemer delen van de toekenningsperiode in het buitenland gewerkt. Dat leidt tot te veel belasting in Nederland, wat kan leiden tot correcties, naheffingen of boetes — of discussies met buitenlandse belastingdiensten.

Geen rekening houden met belastingverdragen

Verdragen ter voorkoming van dubbele belasting bieden vaak regels over hoe en waar ontslagvergoedingen belast mogen worden. In de praktijk worden deze bepalingen te weinig of verkeerd toegepast, met als gevolg dubbele heffing of onterecht toegepaste vrijstellingen.

Onjuiste of ontbrekende onderbouwing

Voor een juiste fiscale behandeling moet je kunnen aantonen op welk land welk deel van de vergoeding betrekking heeft. Als je dit niet goed kunt onderbouwen — bijvoorbeeld met werkdagentellingen of tijdschema’s — loop je het risico dat belastingdiensten correcties opleggen of vrijstellingen weigeren.

Te laat of geen fiscaal advies inwinnen

Veel werkgevers schakelen pas hulp in nadat de beëindigingsovereenkomst al is ondertekend. Maar juist in de onderhandelingsfase is er vaak nog ruimte om fiscaal gunstige keuzes te maken of internationale risico’s te beperken.

4. Hoe kunnen wij helpen?

Internationale ontslagvergoedingen zijn complex. De fiscale behandeling hangt af van werklanden, verdragen, lokale wetgeving en de manier waarop de beëindiging wordt ingericht. Eén fout in de analyse of administratie kan leiden tot dubbele belasting, boetes of vragen van buitenlandse autoriteiten.

Wij helpen je graag met:

• Analyse van de heffingsrechten: we bepalen in welke landen de ontslagvergoeding belast is en op basis waarvan.

• Verdeling en onderbouwing: we helpen bij het toerekenen van de vergoeding aan werklanden en onderbouwen dit op een manier die belastingtechnisch standhoudt.

• Loonheffingen en aangiften: we adviseren over inhoudingsverplichtingen in binnen- en buitenland en begeleiden waar nodig bij aangifteverplichtingen.

• Structurering bij beëindiging: we denken mee over hoe je de ontslagregeling zo kunt vormgeven dat internationale fiscale risico’s worden beperkt.

• Communicatie met werknemer en/of buitenlandse adviseurs: we kunnen het proces coördineren en communiceren met de betrokkenen om fouten of ruis te voorkomen.

Twijfel je over de internationale fiscale aandachtspunten bij de ontslagvergoeding van een van jouw werknemers?

Neem gerust contact met ons op – we denken graag met je mee.