De 30%-Regeling: Hoe lang is deze geldig?

Zoals de meeste HR professional al weten, is de 30%-regeling een geweldige regeling om hoogopgeleide professionals aan te treken vanuit het buitenland. Het stelt werknemers in staat om tot 30% van hun loon belastingvrij te ontvangen. Minder bekend zijn echter de complexiteiten rondom de duur van dit voordeel. Dit moet u als ervaren HR professional en salarisadministrateur weten.

Algemene duur van de toekenningsperiode

Momenteel wordt de 30%-regeling toegekend voor een maximale periode van 5 jaar, of specifieker: 60 maanden.

Als de aanvraag wordt ingediend binnen vier maanden na de datum waarop de werknemer in Nederland begint te werken, valt de ingangsdatum van de 30%-regeling meestal samen met de startdatum van de arbeidsovereenkomst. Dit is doorgaans de startdatum van een arbeidsovereenkomst met een Nederlandse werkgever of een buitenlandse werkgever met een Nederlandse belastingplicht.

Als de aanvraag echter pas na deze periode van 4 maanden wordt ingediend, vervalt het terugwerkende effect van de regeling en geldt het voordeel pas vanaf de eerste dag van de maand na de aanvraagdatum. Het is dus zaak om die 4-maands termijn nauwlettend te bewaken aangezien dit grote financiële gevolgen kan hebben zoals zal blijken uit de volgende voorbeelden. 

Voorbeeld 1:
Sarah, een software engineer uit Canada, begon op 5 januari 2025 te werken voor een Nederlandse werkgever. Ze diende haar aanvraag voor de 30%-regeling in op 15 maart 2025, wat binnen de 4-maandentermijn valt. Hierdoor word haar 30%-regeling met terugwerkende kracht toegekend vanaf 5 januari 2025 en loopt deze 60 maanden door tot 4 januari 2030.

Voorbeeld 2:
John, een IT-consultant uit de Verenigde Staten, begon op 15 februari 2024 te werken in Nederland, maar diende zijn aanvraag voor de 30%-regeling pas in op 17 juni 2024. Aangezien dit buiten de termijn van 4 maanden viel, verviel het terugwerkende effect en ging zijn 30%-regeling pas in op 1 juli 2024. De regeling loopt hierdoor 55 maanden tot 14 februari 2029. John verloor daardoor 5 maanden van het voordeel.

Aftrek van perioden van eerder verblijf

Indien de werknemer eerder in Nederland heeft gewoond of gewerkt, wordt de duur van deze eerdere periodes in mindering gebracht op de maximale looptijd van de 60 maanden. Specifieke regels zijn van toepassing:

1. Periodes van eerdere tewerkstelling of verblijf in Nederland die binnen de afgelopen 25 jaar zijn geëindigd worden in mindering gebracht op de looptijd.

2. Perioden worden naar boven afgerond op gehele maanden.

3. Periodes die meer dan 25 jaar voorafgaand aan de tewerkstelling zijn geëindigd, worden niet meegerekend.

4. Indien de werknemer in Nederland heeft gewerkt voor maximaal 20 dagen per kalenderjaar gedurende de 25-jaar periode, worden die dagen niet in minderingen gebracht op de 60 maanden. Indien de 20 werkdagen echter worden overschreden in een kalenderjaar, dan worden alle dagen in mindering gebracht; niet alleen de overschrijding.

5. Indien de werknemer maximaal zes weken per kalenderjaar in Nederland verbleef wegens vakantie, familiebezoek of andere persoonlijke redenen, worden die dagen niet in mindering gebracht op de 60 maanden. Bovendien wordt een eenmalige ononderbroken periode van maximaal drie maanden voor deze redenen eveneens vrijgesteld.

Voorbeeld 3:
Emma, een data scientist uit het Verenigd Koninkrijk, begon op 1 januari 2025 aan haar huidige baan in Nederland. Ze heeft eerder in Nederland gewoond van 1 januari 2015 tot 2 december 2016. Omdat deze periode binnen de laatste 25 jaar valt, wordt deze afgetrokken van de 60 maanden. De periode omvat 23 volledige maanden (1 januari 2015 tot 30 november 2016) plus de twee dagen van december 2016. Aangezien alle verblijfperiodes worden afgerond op hele maanden, worden de 2 dagen naar een gehele maand afgerond en bedraagt de vermindering 24 maanden. Hierdoor wordt de 30%-regeling van Emma toegekend voor slechts 36 maanden (60 - 24).

Voorbeeld 4:
Michael, een marketingprofessional uit Australië, begon op 1 februari 2025 te werken in Nederland. In de afgelopen 25 jaar heeft hij Nederland meerdere keren bezocht, waaronder 10 dagen per jaar voor conferenties tussen 2019 en 2022. Omdat deze bezoeken minder dan 20 dagen per kalenderjaar waren, worden ze niet in mindering gebracht. Hierdoor komt Michael in aanmerking voor de volledige 60 maanden van de 30%-regeling.

Voorbeeld 5:
David, een financieel analist uit Zuid-Afrika, begon op 1 april 2025 aan zijn baan in Nederland. Tussen 2000 en 2024 bezocht hij Nederland om persoonlijke redenen tot zes weken per jaar en verbleef hij één keer drie maanden onafgebroken in 2012. Omdat de jaarlijkse bezoeken tot zes weken en de eenmalige drie maanden onder de uitzonderingen vallen, worden ze niet in mindering gebracht. Hierdoor komt David in aanmerking voor de volledige 60 maanden van de 30%-regeling.

Voorbeeld 6:
Mark, een IT-consultant uit Engeland, begon op 1 januari 2025 aan zijn huidige baan in Nederland. In 2012 bezocht Mark Nederland op drie afzonderlijke prive reizen:

• Eerste reis: 1 maart–21 maart 2012 (3 weken)

• Tweede reis: 5 juni–7 juli 2012 (4 weken en 2 dagen)

• Derde reis: 10 september–30 september 2012 (3 weken)

In totaal komt dit neer op 10 weken en 2 dagen, wat de limiet van 6 weken voor persoonlijke verblijven overschrijdt. Daarom zal Mark voor 4 maanden worden gekort, berekend als volgt:

• Eerste reis: 1 maart–21 maart 2012: (3 weken afgerond naar 1 maand)

• Tweede reis: 5 juni–7 juli 2012 (zowel de dagen in juni als de dagen juli worden afzonderlijk afgerond naar een gehele maand)

• Derde reis: 10 september–30 september 2012 (3 weken afgerond naar 1 maand)

In 2018 werkte Mark tevens 1 dag per week in Nederland van januari tot augustus 2018 (totaal 8 maanden). Aangezien deze dagen de jaarlijkse limiet van 20 dagen overschrijdt, moet de volledige periode van 8 maanden worden afgetrokken van zijn 60-maandenrecht, ook al werkte hij maar 4 dagen per maand in Nederland.

In totaal worden 12 maanden (4 maanden van de persoonlijke verblijven in 2012 + 8 maanden werk in Nederland in 2018) in mindering gebracht. Dit betekent dat Mark recht heeft op 48 maanden van de 30%-regeling.

Einddatum van de regeling

De einddatum van de 30%-regeling brengt een eigen reeks complexiteiten met zich mee, vooral voor uw eigen HR- en salarisadministratie. Volgens de Nederlandse belastingdienst geldt het volgende:

• Als de regeling eindigt vóór een salarisbetalingsdatum, kan de 30%-regeling niet worden toegepast op die salarisbetaling. Bijvoorbeeld, als de regeling eindigt op 20 maart en het salaris wordt uitbetaald op 24 maart, dan geldt de regeling niet voor die gehele salarisbetaling, zelfs niet voor de periode tot en met 20 maart waarop de regeling nog van kracht was.

• Als de regeling eindigt ná een salarisbetalingsdatum, komt alleen dat deel van het salaris dat is verdiend vóór de einddatum in aanmerking voor de regeling. Bijvoorbeeld, als de regeling eindigt op 25 maart en het salaris voor de gehele maand wordt betaald op 24 maart, dan komt het deel van het salaris dat betrekking heeft op de dagen na 25 maart niet in aanmerking. Dit betekent dat het salaris voor de werkdagen van 25 maart tot en met 30 maart moet worden uitgesloten van de 30%-belastingvrije vergoeding.

In situaties waarin salarisbetalingen de einddatum van de regeling overschrijden, kan het nodig zijn om in betreffende maand twee afzonderlijke salarisruns voor de werknemer te voeren en twee afzonderlijke betalingen te doen om zo de voordeel van de 30%-regeling volledig te kunnen benutten voor uw medewerker.  Werkgevers dienen specifieke richtlijnen voor de salarisadministratie te raadplegen en rekening te houden met individuele omstandigheden om een correcte toepassing te waarborgen.

Het bovenstaande laat zien hoe complex de 30%-regeling kan zijn. Gelukkig heeft ons team van experts, die ook dit artikel hebben geschreven, jarenlange ervaring in het navigeren door de nuances van deze regeling. Ze staan klaar om u te helpen met al uw vragen over de 30%-regeling.