Doorloop een zorgeloos relocationproces met deze tips

Jouw nieuwe werknemer staat te popelen om bij jouw bedrijf aan de slag te gaan. Maar eerst moet hij of zij nog verhuizen – misschien wel de halve wereld over. Hoe loods je jouw nieuwe werknemers zorgeloos door hun relocation proces? Jouw bedrijf kan heel wat voor ze betekenen. In dit blog lees je meer over de stappen die je kunt nemen.

Ga zo snel mogelijk aan de slag

Wat mensen vooral nodig hebben als ze naar volledig onbekende omgeving verhuizen, is een gevoel van zekerheid. Een gevoel dat de zaken goed voor ze worden geregeld en ze er niet alleen voor staan. En als werkgever wil je natuurlijk ook zo goed mogelijk zorgen voor jouw personeel. De eerste en belangrijkste stap is om zo snel mogelijk te beginnen met het aanvragen van de juiste vergunningen. Je wilt geen vertraging oplopen, en je wilt zeker niet dat jouw nieuwe werknemers zich zorgen maken over de vraag of hun partners of kinderen ook wel mee kunnen komen.

De manier van communiceren is van belang

De manier waarop je communiceert is minstens zo belangrijk als het met goed gevolg doorlopen van het vergunningsaanvraagproces. Tips van onze immigratiedeskundige: wees duidelijk en beknopt en benoem jouw verwachtingen met betrekking tot de reactietijden – je hebt jouw medewerker waarschijnlijk nodig voor het versturen van (vele) documenten. Overrompel de werknemer echter niet door hem of haar te veel informatie in één keer te geven. Houd het algemeen: doorloop samen het proces van het verkrijgen van vergunningen, het verhuizen en het starten van het werk. De details kun je het beste geven op het moment dat die echt relevant zijn.

First things first

Wat zijn de eerste dingen die mensen nodig hebben bij een internationale verhuizing? Om te beginnen, een huis. Plus een lokale bankrekening, een BSN (burgerservicenummer), een zorgverzekering, een lokaal telefoonabonnement en vele andere diensten. Voor het aanvragen van een BSN ¬–nodig voor bijvoorbeeld het aanvragen van een zorgverzekering– moet de werknemer zich eerst inschrijven bij de gemeente. Dan moet de school voor de kinderen nog geselecteerd worden en de inschrijving geregeld worden, en zijn er nog vele andere praktische zaken om uit te zoeken, zoals hoe het openbaar vervoer hier werkt, het verkrijgen van een ov-kaart, en waar je een auto of – waarschijnlijker in Nederland– een fiets kunt kopen.

Relocationdeskundigen

De meeste bedrijven en HR-afdelingen wenden zich tot relocation bureaus om al deze zaken te laten regelen. Zij weten precies wat expats en buitenlandse werknemers nodig hebben en hebben ervaring met het invullen en verwerken van alle benodigde aanvragen in hun regio. Ze weten welke kanalen ze waarvoor moeten gebruiken en hoe ze dingen het efficiëntst voor elkaar kunnen krijgen zonder onnodige vertraging.

Zo’n bureau is er vanaf het begin bij, van het ophalen van de luchthaven tot het testen op tbc, en van het vinden van een huis tot alle andere praktische zaken zoals het inschrijven bij een school, een dokter, een apotheek en een tandarts. En wat dacht je van het afsluiten van een telefoonabonnement, een internetverbinding en het aanvragen van een DigiD-code? Ook over deze zaken ontfermen de deskundigen zich, terwijl ze de werknemer meteen kunnen uitleggen hoe alles werkt.

Wat kun jij doen?

Ervan uitgaande dat je al deze basiszaken door een relocation specialist laat verzorgen, is er alsnog genoeg dat jij als bedrijf zélf voor jouw nieuwe werknemer kunt doen. Dat hoeven geen tijdrovende of complexe taken te zijn – ieder gebaar van jouw kant zal werknemers het gevoel geven dat je hun welzijn belangrijk vindt.

Enkele eenvoudige voorbeelden van dingen die je kunt doen: je kunt hen de mogelijkheid geven om een cursus Nederlands te volgen. Als de werknemers een echtgeno(o)t(e) meebrengen die hier (nog) geen baan heeft, kun je hen helpen bij het vinden van een baan of hen in contact brengen met uitzendbureaus die gespecialiseerd zijn in de tewerkstelling van expats. Ook kun je ze wijzen op bepaalde on- en offline gemeenschappen zodat ze hun sociale netwerk kunnen opbouwen, zoals Meetup of Toastmasters.

Interculturele communicatie

Het is belangrijk om te beseffen dat niet iedereen op dezelfde manier communiceert. Laat dus iemand van HR wat materiaal voorbereiden over de Nederlandse cultuur en communicatie, en doe dit bij voorkeur al tijdens de inwerkperiode. Aarzel tegelijkertijd ook niet om te investeren in de culturele bewustwording van de Nederlandse werknemers. Sommigen hebben misschien niet het geluk gehad om in een internationale omgeving te hebben geleefd; bewustwording zal hen helpen om anderen beter te begrijpen en te communiceren met buitenlandse collega’s. Een goede manier om dit te doen is om (bedrijfs)cursussen aan te bieden waarin ze goede, praktische adviezen krijgen over Engels spreken en Engelstalige e-mails schrijven.

Meer informatie nodig over hoe jij jouw buitenlandse werknemers kunt helpen zich thuis te voelen? Of wil je meer weten over de soorten vergunningen die ze nodig hebben?