Remote werken vanuit het buitenland: 5 aandachtspunten voor werkgevers

Met al die Instagram-reels en LinkedIn-berichten van mensen die vrolijk vanuit het buitenland werken, krijg je wellicht steeds meer verzoeken van medewerkers die dit zelf ook willen ervaren. Wij wel in ieder geval.

Hoewel het idee in eerste instantie simpel lijkt, is de werkelijkheid vaak complexer omdat er een aantal juridische, fiscale en operationele aspecten in het spel komen die per land verschillen. Als je deze factoren over het hoofd ziet, kan je te maken krijgen met compliance-risico’s, onverwachte kosten, operationele problemen en soms zelfs jaloezie op de werkvloer.

In deze blog behandelen we de belangrijkste aandachtspunten die spelen bij tijdelijke remote werkzaamheden vanuit het buitenland. We richten we ons op deze gebieden:

1. Recht om te werken

2. Arbeidsrecht

3. Sociale zekerheid

4. Belasting

5. Praktische zaken

Wil je nu al advies op maat? Lees niet verder en bel even!

1. Kunnen ze daar eigenlijk wel werken?

Een van de eerste vragen die je moet stellen, is of je medewerker wettelijk gezien in het beoogde land mag werken. Immigratieregels verschillen sterk, afhankelijk van het land, de nationaliteit van de medewerker en de duur van het verblijf.

Als de nationaliteit van de medewerker niet overeenkomt met het land waar ze willen werken, kan het nodig zijn om aanvullende vergunningen of uitzonderingen te onderzoeken.

2. Arbeidsrecht (in het buitenland)

Wanneer een medewerker op afstand in een ander land werkt, gelden ook de lokale arbeidswetten. Dit betekent dat je, naast de Nederlandse arbeidsnormen, mogelijk moet voldoen aan specifieke lokale eisen voor arbeidsomstandigheden, werknemersbescherming, privacy en gegevensbeveiliging. Daarnaast wil je er ook voor zorgen dat medewerkers alleen in veilige landen werken

Ook is het verstandig om duidelijke afspraken te maken met de medewerker over wat wel en niet is toegestaan, wanneer het remote werk eindigt en hoe het “remote kantoor” eruit moet zien.

3. Sociale zekerheid bij remote werken vanuit het buitenland

Als een medewerker op afstand vanuit een ander land werkt, kunnen de regels rond sociale zekerheid veranderen, afhankelijk van de bestemming en de duur van het verblijf. In sommige gevallen kan zelfs dubbele sociale zekerheidsdekking van toepassing zijn, met dubbele premies. Aan de hand van welke regels de socialezekerheidsdekking moet worden beoordeeld, is afhankelijk van het woonland van de medewerker en de plek van remote werk (binnen of buiten de EU/EER, land met of zonder sociaal zekerheidsverdrag).

4. (Remote) belasting

Hoe zit het met belastingen? Zoals gewoonlijk hangt dit af van de feiten en omstandigheden. De fiscale gevolgen kunnen sterk verschillen, afhankelijk van of er een belastingverdrag bestaat en wat precies in dat specifieke verdrag is opgenomen. Lokale belastingwetgeving kunnen daarnaast specifieke verplichtingen bevatten die de verantwoordelijkheden van je bedrijf beïnvloeden. Je wil dit van tevoren uitgezocht hebben, om ongewenste verassingen te voorkomen.

5. Praktische zaken bij remote werken vanuit het buitenland

Naast de juridische kwesties moet je ook rekening houden met de praktische kant. Omdat remote werk niet voor elke functie geschikt is, wil je van tevoren beoordeeld hebben of de functie van de medewerker echt geschikt is om vanuit het buitenland uitgevoerd te worden. Functies die bijvoorbeeld veel collega- en/of klantcontact, zijn niet altijd praktisch vervulbaar vanuit de andere kant van de wereldbol.

Data security is ook een aandachtspunt; je wilt immers niet dat waardevolle bedrijfsgegevens in verkeerde handen vallen. Sommige landen hebben strikte of unieke technologische regels die je in overweging moet nemen: in sommige regio’s is het gebruik van bepaalde digitale tools, zoals VPN’s, zelfs verboden.

In ieder geval is het verstandig om bij de manager en/of collega’s van de medewerker te checken wat de operationele vereisten zijn, voordat je een verzoek om remote werk vanuit het buitenland goedkeurt.

Samenvattend

Hoe verleidelijk remote werk vanuit het buitenland voor medewerkers (en de bijbehorende Instagram en LinkedIn-posts) ook kan zijn, zijn er belangrijke aandachtspunten waar je als werkgever rekening mee moet houden. Van immigratie- en arbeidsrecht tot fiscale en operationele uitdagingen, elk aspect heeft zijn eigen vereisten om naleving te waarborgen en risico’s te vermijden. En dit is nog maar het topje van de ijsberg.

Ons team staat klaar om advies op maat te geven, of je nu remote werkbeleid wilt opstellen of de geschikte duur voor remote werkopdrachten in het buitenland wilt bepalen. Voor vragen of begeleiding kun je altijd bij ons terecht; we helpen je graag op weg!