Internationaal werken: Hoe zit het met belasting?

Je hebt het vast al eens meegemaakt: een manager stelt voor om een medewerker naar het buitenland te sturen voor een project, en vanuit het niets krijg je een stortvloed aan vragen. Wordt het salaris van de medewerker belast in het gastland? Is de 183-dagenregel van toepassing? En hoe zit het met dubbele belasting? Dit zijn niet alleen belangrijke vragen voor jouw operatie, maar ook voor de werknemer. Daarnaast kan een foute inschatting vervelende verassingen achteraf opleveren.

In deze blog geven we in het kort aan op basis van welke regels je kan vaststellen of jouw werknemer (deels) belast wordt in het buitenland, zodat jij weet wanneer er acties ondernemen moeten worden (zoals bijvoorbeeld contact met ons op te nemen).

Eerste stap: wat is de situatie?

Het ligt misschien voor de hand, maar voordat je de gevolgen kan inschatten, moeten de feiten en omstandigheden duidelijk zijn. Door van tevoren de juiste vragen te stellen, kunt je later veel tijd en verwarring besparen. Onderstaande een aantal vragen die je zou moeten stellen:

• Waar woont de medewerker?
  Deze vraag lijkt simpel, maar kan soms lastig te beantwoorden zijn, vooral als iemand persoonlijke banden heeft met meerdere landen. In de meeste gevallen is dit gelukkig vrij duidelijk.

• Waar is de werkgever gevestigd?
  In eerste instantie is dit de werkgever die op de arbeidsovereenkomst van de werknemer staat.

• Worden de loonkosten doorbelast?
  Als loonkosten worden doorbelast, dan wordt een medewerker doorgaans uitgeleend aan een andere partij. Dit kan binnen de groep zijn (bijvoorbeeld internationale detacheringen), of aan derde partijen (bijvoorbeeld uitzendwerk).

• Welk type werk gaat de medewerker uitvoeren?
  Het type werk is ook belangrijk. Voor sommige werkzaamheden gelden aparte regels, zoals voor de internationale transportsector. Voor bepaalde werkzaamheden bestaat een verhoogd risico op een vaste inrichting. Er gelden overigens ook andere regels voor bestuurders.

• Waar gaat de medewerker werken en hoe lang?
  Uiteraard moet je dit ook weten.

Basisregels: Waar wordt het inkomen belast?

In principe worden personen belast voor hun wereldwijde inkomen in het land waar ze wonen. Er bestaan ook landen waarin personen worden belast op basis van nationaliteit, maar laten we het niet te moeilijk maken. Zodra de medewerker in een ander land aan de slag gaat, wil het gastland een deel van dat inkomen belasten.

Hoe bepaal je welk land het recht heeft om te belasten? Hiervoor zijn belastingverdragen van belang. Een belastingverdrag tussen twee landen bepaalt de regels voor wanneer en in hoeverre het inkomen in het gastland belastbaar is. Deze verdragen zorgen ervoor dat het inkomen slechts één keer wordt belast, en niet in zowel het woon- als werkland.

Zonder een belastingverdrag wordt het ingewikkelder. In dat geval kunnen beide landen het recht opeisen om hetzelfde inkomen te belasten. Dit leidt tot dubbele belasting: het inkomen wordt dan dubbel belast—zowel in het thuisland als in het gastland. Dit kan zowel voor de medewerker als voor de werkgever tot een hogere belastingdruk en nalevingsrisico’s leiden.

Aanwijzingsregels voor medewerkers

Om te beoordelen of het inkomen van een medewerker belastbaar is in het gastland, zijn er drie belangrijke regels die in de meeste verdragen terugkomen:

• De 183-dagenregel

• De (materieel) werkgeversregel

• De vaste-inrichtingsregel

Omdat verdragen het resultaat zijn van onderhandelingen tussen landen, zijn ze nooit hetzelfde! Hoewel je deze regels als leidraad kunt gebruiken, moet je altijd het specifieke belastingverdrag controleren.

De 183-dagenregel

De 183-dagenregel is een van de bekendste criteria om te bepalen of het inkomen van een medewerker in het gastland belastbaar is. Kort gezegd: als een medewerker meer dan 183 dagen in het gastland verblijft binnen een bepaalde periode, kan het gastland het recht hebben om belasting te heffen over het inkomen dat in het gastland verdiend is. Hierbij is het belangrijk om te realiseren dat elke dag van fysieke aanwezigheid (dus ook vakantie of ziekte) wordt meegeteld. Het gaat dus niet alleen om werkdagen.

Let wel op dat de referentieperiode voor de 183 dagen kan verschillen per verdrag. Sommige verdragen hanteren het kalenderjaar, andere het belastingjaar, en sommige passen een ‘rollende’ periode van 12 maanden toe. Door deze verschillen is het belangrijk om het relevante verdrag te controleren om te bepalen welke periode van toepassing is bij het beoordelen van de 183-dagenregel.

Ondanks het feit dat de 183-dagenregel het meest bekend is, krijg je bij internationale uitzendingen binnen concern hier juist het minst mee te maken.

De (materiële) werkgeversregel

De (materiële) werkgeversregel is een belangrijk concept dat vaak over het hoofd wordt gezien, maar grote fiscale gevolgen kan hebben. Deze regel houdt in dat er direct vanaf dag één een belastingplicht kan ontstaan in het buitenland als een medewerker (die niet in hetzelfde land woont als waar de werkgever is gevestigd) in het land van de werkgever werkt.

Deze regel geldt niet alleen voor formele werkgevers, maar ook voor zogenaamde materiële werkgevers. Dit principe kijkt verder dan de juridische arbeidsrelatie en richt zich op wie daadwerkelijk profiteert van en de kosten draagt voor het werk van de medewerker. Als de medewerker taken uitvoert die cruciaal zijn voor de bedrijfsvoering van de entiteit in het gastland, of als deze geïntegreerd is in het lokale team, kan het gastland deze entiteit zien als de “materiële werkgever”, zelfs als het formele contract bij de thuisentiteit blijft. In de praktijk kan je dit herkennen aan de doorbelasting van de loonkosten.

De vaste-inrichtingsregel

De vaste-inrichtingsregel is een andere factor die kan zorgen voor een verschuiving in de belastingplicht van het inkomen van een medewerker. Als de medewerker werkt voor een bedrijf dat in het gastland een vaste inrichting heeft, heeft het gastland vanaf de eerste werkdag het recht om belasting te heffen over het inkomen dat gerelateerd is aan werkzaamheden voor die vaste inrichting.

Een vaste inrichting is in feite een vaste bedrijfsplek van waaruit de activiteiten van de onderneming geheel of gedeeltelijk in het gastland worden uitgevoerd. Dit kan bijvoorbeeld een filiaal in het gastland zijn maar het kan verschillende vormen aannemen, zoals een kantoor, bouwplaats, offshore platform of andere bedrijfsplek. De exacte criteria voor de vaststelling van een vaste inrichting zijn behoorlijk complex (te complex om hier te behandelen) en verschillen per land en belastingverdrag.

Wat nu? Acties ondernemen bij belastingplicht in het buitenland

Zodra duidelijk is dat een medewerker belastingplichtig is in het buitenland, is het tijd om te bepalen welke vervolgstappen nodig zijn. Afhankelijk van de lokale wetgeving kunnen de volgende acties bijvoorbeeld relevant zijn:

• Indienen van een buitenlandse aangifte
  Als het gastland belasting mag heffen over een deel van het inkomen, moet de medewerker mogelijk een buitenlandse aangifte doen. Dit zorgt ervoor dat het juiste bedrag aan belasting wordt afgedragen aan de lokale autoriteiten en voorkomt problemen met de naleving van lokale regels.

• Opzetten van een buitenlandse loonadministratie
  In sommige gevallen kan de lokale wetgeving vereisen dat het salaris van de medewerker via een buitenlandse loonadministratie wordt verwerkt. Dit houdt vaak in dat het juiste bedrag aan belasting en sociale premies moet worden ingehouden, gebaseerd op de regels van het gastland.

• Aangifte inkomstenbelasting in het woonland
  Ook al wordt de medewerker belast in het buitenland, hij moet nog steeds zijn wereldwijde inkomen opgeven in de aangifte van zijn woonland. Om dubbele belasting te voorkomen—waarbij hetzelfde inkomen zowel in het woonland als in het gastland wordt belast—moet de medewerker een vrijstelling of verrekening aanvragen voor de in het buitenland betaalde belasting.

• Compensatie van belastingnadelen/voordelen
  Als werken in het buitenland tot een hogere belastingdruk leidt—of in sommige gevallen juist een lagere—passen bedrijven vaak een tax equalization beleid toe om eerlijke arbeidsvoorwaarden te waarborgen. Met tax equalization wordt de medewerker in dezelfde netto belastingpositie geplaatst als wanneer hij in zijn thuisland zou zijn gebleven. Het bedrijf compenseert dan eventuele extra belastingen of behoudt belastingvoordelen om consistentie te waarborgen en (onbedoelde) voor- of nadelen te vermijden.

Bovenstaande acties brengen uiteraard kosten met zich mee, dus idealiter worden deze van tevoren ingeschat om vervelende verrassingen te voorkomen.

Nog bij de les?

Uitzoeken waar het inkomen van een medewerker belast moet worden, kan voelen als een (leuke) puzzel. We kunnen ons echter goed voorstellen dat jij liever focust op de zaken waar je goed in bent en dit deel aan ons overlaat.

Hulp nodig bij het ontrafelen van deze regels voor jouw internationale personeelsbestand of het implementeren van beleid voor internationale uitzendingen? Bij Exterus helpen we professionals om deze lastige vraagstukken op te lossen. Neem gerust contact met ons op! Wij denken graag met je mee over hoe we jou en je team kunnen ondersteunen!