De eindejaarsuitkering en belastingplicht in het buitenland: aandachtspunten en tips
Introductie
Het is weer die tijd van het jaar: het einde van december nadert, en veel werknemers kijken uit naar hun eindejaarsbonus. Een mooie en zeer welkome beloning voor hun inzet en harde werk! Maar hoe ga je om met de bonussen van medewerkers hebt die internationaal werken?
Wat op het eerste gezicht eenvoudig lijkt, kan onverwachte fiscale gevolgen hebben. Hoe zit het met timing? Hoe verdeel je hem over verschillende werklanden? En waar woont de werknemer? Deze factoren bepalen niet alleen hoe de bonus wordt belast, maar ook waar je mogelijk aan verplichtingen moet voldoen.
Eerder schreven we over "International werken: Hoe zit het met belasting?". In deze blog zoomen we in op een specifiek onderwerp: (eindejaars)bonussen. Als je dit niet goed regelt, kan dat leiden tot compliance-risico’s en extra kosten: zowel voor jou als voor je medewerkers.
Laten we samen kijken naar de belangrijkste aandachtspunten en hoe je problemen kunt voorkomen. We sluiten af met een handige checklist.
1. Het bijzondere aan bonussen
Jaarlijkse bonussen worden vrijwel overal gezien als belastbaar inkomen, dat is een gegeven. De complexiteit voor internationaal werkende medewerkers zit vooral in extra factoren, zoals:
Welke activiteiten worden beloond: Voor welke werkzaamheden is de bonus bedoeld en waar zijn deze werkzaamheden verricht? Dit bepaalt onder andere in welk land de bonus aan belasting is onderworpen.
Woonland van de werknemer: In veel landen wordt wereldwijd inkomen belast. Het belastingstelsel van het woonland van de werknemer is daarom altijd belangrijk bij het bepalen van de belastingdruk.
Belastingverdragen: Elk verdrag is anders, niet alleen over wanneer je belast bent maar ook de manier waarop er vrijstelling van dubbele belasting wordt verleend. Daarnaast zijn er ook situatie waarin er geen belastingverdrag van toepassing is.
Tijdstip van betaling: Als de bonus wordt betaald nadat de werknemer naar een ander land is verhuisd, kan dit belastingplicht in dat land activeren, zelfs als de bonus ziet op werk dat elders is verricht.
Bijzondere functies: Voor bestuursleden of ambtenaren gelden vaak aparte regels.
Als je deze aspecten niet goed in beeld hebt, kun je vervelende verassingen achteraf krijgen.
2. Belangrijke aandachtspunten
Let bij uitkeren van (eindejaars) bonussen aan internationaal werkende medewerkers vooral op deze punten:
Woonland en belastingverdragen
Het woonland en het belastingverdrag zijn van grote invloed op de belastingdruk van een medewerker. Personen zijn in hun woonland belast voor hun wereldinkomen, betalingen worden op basis van de nationale wetgeving in de heffing betrokken. Als bepaald inkomen op basis van een belastingverdrag toerekenbaar is aan een ander land, kan een vrijstelling ter voorkoming van dubbele belasting op verschillende wijzen plaatsvinden:
In sommige verdragen is het inkomen vrijgesteld (vrijstellingsmethode).
In andere verdragen mag alleen de in het buitenland betaalde belasting worden verrekend (verrekeningsmethode).
Dit leiden tot extra heffingen in het woonland van de werknemer en een groot effect hebben op het nettobedrag dat de werknemer overhoudt.
Verdeling van de bonus
Als een werknemer in meerdere landen heeft gewerkt, moet de bonus worden verdeeld. Dit kan bijvoorbeeld op basis van:
Het aantal gewerkte dagen in elk land (pro-rata verdeling).
Het soort werk en waar dit is uitgevoerd.
Voorbeeld 1: Een werknemer werkte 60% van het jaar in Nederland en 40% in Duitsland. Als de bonus ziet op alle werkzaamheden van de werknemer, moet deze naar rato worden verdeeld (60% Nederland en 40% Duitsland).
Voorbeeld 2: Een werknemer werkte 60% van het jaar in Nederland en 40% in Duitsland. Als de bonus specifiek ziet op werk dat is verricht Duitsland, dan wordt de bonus volledig in Duitsland belast.
Sociale zekerheid
Bonussen kunnen ook gevolgen hebben voor sociale premies en waar deze afgedragen moeten worden. Binnen de EU (maar soms ook daarbuiten) zijn de regels hieromtrent streng. Er moet worden bepaald of er over de bonus premies moeten worden afgedragen en waar dit eventueel zou moeten. Ook hier kan het tijdstip van betaling bepalend zijn.
3. Praktische stappen om problemen te voorkomen
Wil je verrassingen voorkomen? Volg dan deze stappen:
Zorg dat de lokale regels duidelijk zijn
Raadpleeg fiscale experts om te begrijpen hoe bonussen worden behandeld in elk land.
Leg goed vast waar de bonus op ziet
Leg goed vast waar de werknemer heeft gewerkt en waarom de bonus op een bepaalde manier wordt verdeeld. Dit kan bijvoorbeeld door in de bonusregeling bedragen duidelijk te relateren aan bepaalde te verrichten werkzaamheden en mijlpalen.
Houd rekening met de timing
Wees strategisch met bonusbetalingen, vooral als een medewerker tussen landen of opdrachten wisselt. Een betaling op het juiste moment kan zaken veel eenvoudiger maken. Uiteraard kan je niet voor iedere werknemer een willekeurig moment kiezen, maar er zijn meer dan genoeg beleidsopties beschikbaar om bepaalde risico’s af te dekken.
4. Checklist: Heb je alles op orde?
Controleer voor je de bonus uitkeert het volgende:
Weet je in welk land de bonus moet worden belast?
Geeft de wetgeving in het woonland van de werknemer extra fiscale gevolgen?
Zijn socialezekerheidsafdrachten goed geregeld?
Is de verdeling van de bonus goed onderbouwd?
Zijn er risico’s qua timing?
Conclusie
Een jaarlijkse bonus is een mooie manier om je medewerkers te belonen, maar voor internationaal werkenden kan het ook fiscale uitdagingen met zich meebrengen. Als je de regels niet goed volgt, kun je te maken krijgen met dubbele belasting, problemen met sociale zekerheid of (in het ergste geval) zelfs boetes.
Door de fiscale regels te begrijpen en zorgvuldig te handelen, kun je deze risico’s vermijden en tegelijkertijd je medewerkers tevreden houden. Heb je vragen of hulp nodig? Neem gerust contact met ons op. Of het nu gaat om bonussen of bredere vraagstukken rond internationaal werken, wij staan voor je klaar.
