Kies je voor erkend referentschap of voor payrolling services?

Je hebt de juiste kandidaat voor een functie gevonden en wilt hem of haar naar Nederland laten komen. In de meeste situaties zal jouw bedrijf een erkend referent moeten zijn om de juiste werk- en verblijfsvergunning voor de kennismigranten te kunnen krijgen. Je kunt echter ook besluiten om met een payrolling bedrijf te werken als erkend referent. In deze blog vertellen we je meer over beide opties.

Voordelen van erkend referentschap

Als erkend referent geniet je de volgende voordelen:

• Je krijgt een VIP-behandeling van de IND; jouw aanvragen worden sneller behandeld.

• De IND vraagt minder bewijsstukken bij de behandeling van jouw aanvragen.

• De IND geeft je toegang tot het Portaal Zakelijk, een snelle manier om jouw digitale aanvragen in te dienen.

Hoe wordt je een erkend referent?

Jouw bedrijf moet uiteraard aan bepaalde voorwaarden voldoen. Het bedrijf moet bijvoorbeeld ingeschreven staan in het Nederlandse Handelsregister en er zal worden nagegaan of jouw bedrijf volgens bepaalde criteria als financieel betrouwbaar en stabiel kan worden beschouwd, en of het de geldende gedragscode volgt. Deze criteria kunnen gaan over hele kleine details, en zijn bovendien voortdurend aan verandering onderhevig. Als je dit proces probleemloos wilt laten verlopen, is het aan te raden om de hulp in te schakelen van een immigratiedeskundige. Diens hulp kan ook van pas komen bij het verzamelen van alle benodigde informatie voor een vergunningsaanvraag.

Jouw verplichtingen

Als je eenmaal een erkend referent bent, ben je ook gebonden aan bepaalde verplichtingen. Je hebt informatieplicht richting de IND en dient alle benodigde documenten te administreren en gedurende vijf jaar na beëindiging van het referentschap voor jouw werknemer te bewaren. Ook ben je verplicht tot ‘due diligence’ bij de werving en selectie van werknemers en moet je hen informeren over de voorwaarden waaraan zij moeten voldoen om het land binnen te komen en er te verblijven. Ten slotte kan de referent aansprakelijk worden gesteld voor elk illegaal verblijf van de voormalige werknemer na het einde van zijn dienstbetrekking. We zien vaak dat bedrijven de specialistische kennis missen om alle relevante wijzigingen correct te registreren of gewoonweg vergeten ze te melden bij de IND.

Sancties en plaatsing op een zwarte lijst

Het gevolg is vaak dat de IND op zijn minst onregelmatigheden – en in het ergste geval, het niet nakomen van administratieve verplichtingen – moet constateren. Een bedrijf kan in zo’n geval geluk hebben en wegkomen met alleen een waarschuwing, maar boetes van €3000 tot €8000 zijn zeker geen uitzondering op de regel. In het ergste geval verliest het bedrijf zijn status als erkend referent – wat zou betekenen dat alle vergunningen van de expats van wie u de referent bent, niet meer geldig zijn. Bedrijven kunnen zelfs op een zwarte lijst komen te staan.

Wil je meer informatie? Download ons e-book ‘Professional Immigration: Where to Start and What to Do’.

Audit en rapportage

Als je toevallig een detail of wijziging tegenkomt die niet goed is geregistreerd, kun je dit het beste zelf zo snel mogelijk melden bij de IND. Hoewel het misschien een overtreding is, zal jouw bedrijf minder snel een zware sanctie opgelegd krijgen als je er eerlijk over bent. Daarom is het de moeite waard om een audit te laten uitvoeren; ofwel door jouw eigen gespecialiseerde medewerkers (indien aanwezig) ofwel door immigratiedeskundigen. Heeft jouw bedrijf een audit nodig? Of wil je weten of je het risico loopt om een boete van de IND te krijgen? Doorloop onze Immigratie Compliance Check of neem contact met ons op via info@exterus.nl.

Als je geen zin hebt in het gedoe van het verwerven en behouden van een erkend referentschap en de verantwoordelijkheden die daarbij komen kijken, kan het een goede optie zijn om met een payrolling bedrijf te werken, zoals Exterus.

Voordelen van het gebruik van een payrolling bedrijf

Door te werken met een payrolling bedrijf kun je jouw buitenlandse werknemers direct in Nederland laten werken, zonder de rompslomp, kosten en verplichtingen die komen kijken bij een erkend referentschap. Het payrolling bedrijf treedt dan op als referent die jou de verantwoordelijkheden uit handen neemt, zoals de administratieve en financiële verplichtingen. Je kunt ook besluiten om tijdelijk gebruik te maken van een payrolling bedrijf, totdat de aanvraag van jouw bedrijf voor erkend referentschap is goedgekeurd.

Het inzetten van een payrolling bedrijf bied je de volgende voordelen:

• Jouw aanvragen worden sneller afgehandeld, aangezien het payrolling bedrijf een erkend referent is.

• Er is minder bewijsmateriaal nodig om jouw aanvragen af te handelen, aangezien het payrolling bedrijf een voor de IND betrouwbare bron is.

• Je hoeft de kosten voor het verkrijgen van erkend referentschap niet te dragen.

• Geen gedoe met het oplossen van vragen over payroll, 30%-regeling en werk- en verblijfsvergunningen voor werknemers uit het buitenland – het payrolling bedrijf heeft de ervaring en kennis in huis om jou hierbij te helpen.

Wil je meer lezen over de voorwaarden en kosten van het erkend referentschap? Of over de voordelen van het gebruik van een payrolling bedrijf? Download ons e-book ‘Professional Immigration: Where to Start and What to Do’ voor meer informatie. Of neem contact op met de migratiespecialisten van Exterus.