Wie komt in aanmerking voor de Nederlandse 30%-regeling? Aanvraagprocedure, tips en tricks

De 30%-regeling is een belastingvoordeel voor expats die naar Nederland verhuizen om te werken. Hiermee kunnen expats tot 30% van hun salaris belastingvrij ontvangen gedurende maximaal 60 maanden. Hoewel het invullen van het aanvraagformulier relatief eenvoudig lijkt, kunnen de criteria en de aanvraagprocedure complex zijn. Het gaat immers om een aanzienlijk belastingvoordeel, wat betekent dat de regeling onder strenge controle van de Belastingdienst valt. Er verschijnt dan ook bijna wekelijks nieuwe jurisprudentie over de 30%-regeling.

Hieronder vindt u een overzicht van wie in aanmerking komt, hoe u de regeling kunt aanvragen en nuttige tips om veelvoorkomende valkuilen te vermijden.

Wie komt in aanmerking voor de 30%-regeling?

Om in aanmerking te komen voor de 30%-regeling moet aan de volgende criteria worden voldaan:

1. Werknemer zijn
   De 30%-regeling is gebaseerd op de Wet op de loonbelasting. Alleen werknemers die in Nederland loonbelastingplichtig komen in aanmerking. Hoewel dit vanzelfsprekend lijkt, kan het in bepaalde gevallen – zoals bij gedetacheerde professionals, directeuren of commissarissen – genuanceerder liggen. Zelfstandige ondernemers komen niet in aanmerking, maar zij kunnen overwegen een Nederlandse vennootschap op te richten en daarmee een dienstbetrekking aan te gaan.

2. Ingehuurd vanuit het buitenland
   De arbeidsovereenkomst moet zijn gesloten voordat men naar Nederland verhuist. Er is veel jurisprudentie over situaties waarin werknemers al in Nederland verbleven of banden met Nederland aanhielden voordat ze officieel geregistreerd stonden of werkten. Ook de precieze datum waarop een arbeidsovereenkomst is gesloten, kan tot discussie leiden. Vaak is een e-mailbevestiging niet voldoende zonder een duidelijk voorstel én acceptatie (zie "Trucs en valkuilen").

3. Specifieke deskundigheid
   De werknemer moet beschikken over kennis of vaardigheden die schaars zijn op de Nederlandse arbeidsmarkt. Dit wordt meestal bepaald aan de hand van een minimum salariseis, die jaarlijks wordt geïndexeerd. Voor bepaalde beroepen, zoals professionele voetballers, gelden afwijkende regels.

4. Arbeidsovereenkomst en Nederlandse loonlijst
   De werknemer moet een arbeidsovereenkomst hebben met een Nederlandse werkgever of met een buitenlandse werkgever die loonbelasting afdraagt in Nederland. Het salaris moet voor toepassing van de 30%-regeling via een Nederlandse salarisadministratie worden verwerkt.

5. Afstandsregel
   De werknemer moet in de 16 van de 24 maanden voorafgaand aan het dienstverband op meer dan 150 km van de Nederlandse grens hebben gewoond.

Hoe vraag je de 30%-regeling aan?

De aanvraagprocedure vereist nauwkeurige aandacht voor details:

1. Gezamenlijke aanvraag
   De werknemer en werkgever moeten samen een aanvraag indienen bij de Belastingdienst. Dit dossier moet onder andere de arbeidsovereenkomst, het cv van de werknemer en bewijs dat aan de afstandsregel wordt voldaan bevatten.

2. Salarisvereisten
   Controleer of het brutosalaris van de werknemer voldoet aan de minimumdrempel. Alleen vaste en gegarandeerde looncomponenten tellen mee; bonussen en andere variabele beloningen mogen niet worden meegenomen, tenzij deze gegarandeerd zijn.

3. Tijdig indienen
   Dien de aanvraag in binnen vier maanden na de startdatum van het dienstverband. Dit garandeert dat de regeling met terugwerkende kracht kan worden toegepast vanaf de eerste werkdag.

Trucs en valkuilen bij het aanvragen van de 30%-regeling

1. Afstandsregel
   De straal van 150 km omvat delen van België, Luxemburg, Duitsland en zelfs het noordoosten van het Verenigd Koninkrijk (bijvoorbeeld Dover).

2. Arbeidsovereenkomst
   Een arbeidsovereenkomst hoeft niet per se een formeel ondertekend document te zijn; een mondelinge overeenkomst, telefonisch bericht of een e-mail kan ook volstaan. Uit de overeenkomst moet echter duidelijk blijken wie werkgever en werknemer zijn, en moet specifieke details bevatten zoals startdatum, duur, functie en beloning.

3. Salarisschommelingen
   Het voldoen aan de salariseis geldt niet alleen bij de aanvraag, maar gedurende de volledige looptijd. Bij salarisdalingen, bijvoorbeeld door onbetaald verlof of een deeltijdsregeling, kan de regeling met terugwerkende kracht worden ingetrokken.

4. Deskundigheidseis
   Voor promovendi kan de academische status soms voldoende zijn om te kwalificeren als specifieke deskundig.

5. Verkorting van de termijn
   De maximale looptijd van 60 maanden kan worden verkort als de werknemer eerder in Nederland heeft gewoond of gewerkt en het verblijf in Nederland is geëindigd in de voorgaande 25 jaar. Zelfs vakantieverblijven in Nederland in de afgelopen 25 jaar kunnen van invloed zijn. Voor het berekenen van de korting worden de eerdere verblijfsdagen naar boven worden afgerond naar hele maanden. Ook perioden die binnen de 25-jaars periode zijn geëindigd, maar eerder dan de 25-jaars periode zijn begonnen, dienen in geheel worden meegenomen. Indien er per jaar minder dan 20 werkdagen of minder dan 6 weken voor vakantie in Nederland is verbleven, dan worden die bezoeken voor betreffende jaar niet in mindering gebracht. Er geldt een eenmalige vrijstelling voor maximaal 3 aaneengesloten maanden wegens vakantie

6. Meereizende partners
   Partners of echtgenoten komen niet automatisch in aanmerking voor de regeling, zelfs niet als ze voor dezelfde werkgever werken. Beoordeel de geschiktheid per persoon.

7. Jaarlijkse indexering
   De minimumsalarisvereisten worden jaarlijks aangepast. Grote stijgingen, zoals in 2023 (9,9%), kunnen onverwacht voor problemen zorgen. Er is reeds een sprong van tenminste 9,4% aangekondigd voor 2027.

8. Nederlandse diploma's
   Expats die direct na het behalen van een Nederlands masterdiploma worden aangenomen, krijgen vaak enige coulance bij het criterium "aangeworven uit het buitenland".

9. Overgang naar nieuwe werkgever
   De regeling kan worden overgedragen naar een nieuwe werkgever, mits er maximaal drie maanden tussen einde oude dienstverbanden en overeenkomen nieuw dienstverband zit.

10. Rijbewijs omwisselen
    Met de 30%-regeling kan een buitenlands rijbewijs worden ingewisseld voor een Nederlands rijbewijs zonder examen. Dit geldt ook voor gezinsleden die op hetzelfde adres wonen.

Conclusie

De 30%-regeling biedt belangrijke voordelen, maar vereist zorgvuldige planning en aandacht voor detail. Werkgevers moeten goed samenwerken met hun salarisadministratie om te zorgen dat aan alle criteria wordt voldaan.

Heeft u hulp nodig bij het aanvragen of behouden van de 30%-regeling voor uw werknemers? Neem contact met ons op. Ons team van experts begeleidt u graag door het proces en waarborgt naleving van de regelgeving.