Werken vanaf je vakantieadres? 5 zaken om rekening mee te houden

Van thuiswerken kijkt tegenwoordig niemand op. Werken vanuit een vakantieadres begint inmiddels ook al gebruikelijk te worden. Dit klink erg aantrekkelijk, maar het is niet altijd zo simpel als het lijkt.

Er zijn een aantal belangrijke zaken om rekening mee te houden, zoals migratierecht, belastingen, sociale zekerheid, arbeidsrecht en andere praktische zaken zoals tijdzones en Data Security. Als je één van deze dingen over het hoofd ziet, kan dat tot problemen leiden.

In deze blog geven we aan welke overwegingen van belang zijn voordat je werknemers toestemming geeft om vanaf hun vakantieadres te werken. Heb je specifieke hulp nodig? Wij staan voor je klaar. Laten we de belangrijkste punten doornemen.

Migratierecht

Als je werknemers vanaf hun vakantieadres wil laten werken, is migratierecht van belang: heeft jouw werknemer het recht om legaal in het andere land te werken?

Voor EU-onderdanen is werken binnen de EU eenvoudig. Zij kunnen in elk andere EU-lidstaat werken, zonder beperking. Buiten de EU geldt deze vrijheid echter niet. Als een werknemer vanuit een niet-EU-land wil werken, heeft deze wellicht een vergunning nodig of is het simpelweg niet eens toegestaan om vanuit dat land te werken. De regels verschillen sterk per land.

Werknemers zonder een EU-nationaliteit, die een Nederlandse verblijfsvergunning hebben, mogen overigens niet zomaar in een andere EU lidstaat werken.  

Sommige landen bieden speciale visa aan voor digitale nomaden. Deze visa kunnen een optie zijn. Het is belangrijk om de details goed te controleren, want veel van deze visa zijn bedoeld voor zelfstandigen en niet per se voor werknemers.

Belastingrecht

Als werknemers vanuit het buitenland werken, is het belangrijk om naar de fiscale gevolgen te kijken. Gelukkig zij deze gevolgen bij kortstondig remote werk vanuit het buitenland beperkt. Regels zoals de 183-dagenregel zijn vaak niet van toepassing bij een korte periode.

Als er geen belastingverdrag is gesloten tussen Nederland en het werkland ligt dat anders. In dat geval kan de werknemer wel te maken krijgen met lokale belastingwetgeving in het werkland, wat gevolgen kan hebben voor de werknemer en de werkgever.

Om onverwachte belastingproblemen te vermijden, is het essentieel om te controleren of er een belastingverdrag is tussen Nederland en het vakantieland van de werknemer.

Sociale zekerheid

Voor kortstondig werken binnen de EU zijn de gevolgen voor de sociale zekerheid over het algemeen gering. In een aantal gevallen is het verstandig om een A1-verklaring aan te vragen. Dit geldt als bewijs dat de werknemer in Nederland sociale premies betaalt. In sommige EU-lidstaten is het hebben van een A1 verklaring verplicht.

Bij werken in niet-EU-lidstaten is er een theoretisch risico op dubbele verzekering, waarbij de werknemer zowel in Nederland als in het gastland sociale premies moet betalen. Dit risico is meestal laag voor korte verblijven. Sommige niet EU-lidstaten hebben sociale zekerheidsverdragen met Nederland, waardoor dubbele verzekering vermeden kan worden.

Arbeidsrecht

Als werknemers tijdelijk vanuit een vakantieadres werken, is het buitenlandse arbeidsrecht meestal niet zo'n groot probleem. Het Nederlandse arbeidsrecht, vooral wat betreft arbeidsomstandigheden, blijft echter wel belangrijk.

Zorg ervoor dat je werknemers een goede thuiswerkplek hebben. Dezelfde regels die gelden voor thuiswerken, moeten ook hier toegepast worden. Dit betekent een ergonomische werkplek, betrouwbare internetverbinding en de nodige tools om hun werk effectief en veilig uit te voeren. Het verstrekken van richtlijnen en checklists kan helpen om een geschikte werkomgeving te creëren, waar de werknemer ook is.

Daarnaast is het belangrijk om de veiligheid van de locatie waar de werknemer wil werken in overweging te nemen. Sta werken vanuit landen met hoge veiligheidsrisico's niet toe. Dit omvat gebieden met politieke instabiliteit, hoge misdaadcijfers of slechte gezondheidszorg. Het is belangrijk om het welzijn van je werknemers te beschermen en mogelijke juridische en operationele complicaties te vermijden die kunnen ontstaan door onveilige werkomstandigheden.

Operatie

Bij werken vanuit een vakantieadres zijn er verschillende operationele zaken om rekening mee te houden.

Tijdzones

Een van de grootste uitdagingen van werken vanuit het buitenland is het omgaan met verschillende tijdzones. Het is belangrijk om te overwegen hoe het tijdsverschil de communicatie en samenwerking beïnvloedt. Zorg ervoor dat werknemers die vanuit verschillende tijdzones werken duidelijke verwachtingen hebben over beschikbaarheid en vergaderschema's. Hulpmiddelen zoals gedeelde agenda's en tijdzone-converters kunnen hierbij helpen.

Gegevensbeveiliging en privacy

Gegevensbeveiliging en privacy zijn cruciaal wanneer werknemers op afstand werken, vooral vanuit verschillende locaties. Zorg ervoor dat alle remote workers veilige verbindingen gebruiken, zoals VPN's, om toegang te krijgen tot bedrijfssystemen. Geef richtlijnen over het omgaan met gevoelige informatie en het gebruik van veilige communicatiekanalen.

IT ondersteuning

Remote werken kan technische uitdagingen met zich meebrengen, vooral wanneer werknemers op verschillende locaties zijn. Zorg ervoor dat je IT-ondersteuningsteam voorbereid is om eventuele problemen aan te pakken en remote hulp te bieden.

Conclusie

Werknemers toestaan om vanuit een vakantieadres te werken kan veel flexibiliteit bieden en de moraal verhogen, maar het brengt ook zeker uitdagingen met zich mee. Het is belangrijk om migratierecht, belastingrecht, sociale zekerheid, arbeidsomstandigheden en operationele zaken goed te begrijpen om weloverwogen beslissingen te kunnen nemen.

Heb je hulp nodig bij het opstellen van beleid dat rekening houdt met al deze factoren en is afgestemd op de specifieke behoeften van jouw organisatie? Wij zijn er om te helpen. Ons team van experts kan je begeleiden door de complexiteit en ervoor zorgen dat je remote werkbeleid pragmatisch is ingericht en compliant is.