Erkend referent: kent u uw plichten?

Weet jij écht wat jouw plichten zijn als erkend referent? En, minstens even belangrijk – zeker als de IND voor de deur staat – weet jij zeker dat jouw bedrijf die plichten goed naleeft? Ervaring leert ons gelukkig dat veel erkend referenten hun administratie op orde hebben. Soms gebeurt het echter dat verplichtingen niet of verkeerd begrepen worden. Bij een controle kan dit tot een waarschuwing leiden. In het ergste geval kan zelfs het erkend referentschap worden ingetrokken. Daarom zetten we de plichten graag voor je op een rijtje. Als erkend referent moet je aan de onderstaande wettelijke verplichtingen voldoen.

Informatieplicht: geef wijzigingen op tijd door

Wijzigingen met betrekking tot de werknemer dienen tijdig (binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of de wijziging heeft plaatsgevonden) aan de IND gemeld te worden. Daarnaast dienen wijzigingen met betrekking tot de erkend referent zelf te worden doorgegeven aan de IND. Dergelijke wijzigingen moeten eveneens binnen 4 weken nadat het feit, de omstandigheid of wijziging heeft plaatsgevonden aan de IND worden gemeld. Een adreswijziging (van de administratie) van de erkend referent moet echter binnen 2 weken aan de IND worden gemeld.

Voorbeelden van te melden wijzigingen

Benieuwd om wat voor wijzigingen het gaat? Hieronder vind je een lijst met mogelijke wijzigingen:

Voorbeelden van wijzigingen ten aanzien van de werknemer:

• Werknemer wenst niet meer naar Nederland over te komen;

• Werknemer verblijft niet meer in Nederland (hoofdverblijf verplaatst);

• Werknemer is niet meer werkzaam bij erkend referent;

• Werknemer voldoet niet meer aan de salarisnorm (door bv. onbetaald verlof, parttime werken etc.).

Voorbeelden van wijzigingen ten aanzien van de erkend referent:

• Een wijziging van de rechtsvorm;

• Beëindiging van de organisatie;

• Surseance van betaling of faillissement.

Administratieplicht: bewaar gegevens vijf jaar

Erkend referenten dienen relevante gegevens en stukken tot vijf jaar nadat het referentschap van de werknemer is beëindigd te bewaren. Dit betekent dat zij alle relevante informatie met betrekking tot het verblijf en de tewerkstelling van de werknemer in de administratie op moeten nemen. De informatie mag ook digitaal bewaard worden. De administratie moet gehouden worden op het adres van de erkend referent dat hiervoor bij de IND bekend staat.

Voorbeelden van te bewaren documenten

Hieronder lees je welke documenten je (onder andere) moet bewaren.

• Kopie van alle geldige verblijfsdocument(en), (voor- en achterkant);

• Kopie van het geldige paspoort;

• Kopie getekend(e) arbeidscontract(en) met addenda (en brieven waarin andere/ nieuwe afspraken worden gemaakt omtrent arbeidsvoorwaarden, salaris, etc.) of aanstellingsbesluit waaruit de duur en aard van het dienstverband en het overeengekomen inkomen blijken.

• Documenten m.b.t. de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de zorgplicht.

Zorgplicht: documenteer alles

De zorgplicht omvat een zorgvuldige werving en selectie van werknemers en het informeren van de werknemer over de toelatings- en verblijfsvoorwaarden. Er is nog geen wettelijke uitleg over wat een gedegen werving en selectie is dus ook niet wat niet gedegen is. Het gaat hier dus om een open norm. Het advies is dan ook om het wervingstraject zo goed mogelijk te documenteren. Werknemers dienen in ieder geval vóór de aanvang van hun werkzaamheden op de hoogte te worden gesteld van de rechten en plichten omtrent hun verblijf in Nederland.

Voorbeelden van te bewaren documenten

Wat je dan precies moet documenteren wordt ook nergens omschreven. In de praktijk blijkt dat het een goed idee is om, onder andere, in ieder geval de volgende documenten te bewaren:

• CV;

• Behaalde diploma’s/getuigschriften/certificaten;

• Indien van toepassing: assessments.

Terugkeer vreemdeling

Naast bovenstaande plichten is de erkend referent in principe verantwoordelijk voor de terugkeer van de werknemer nadat de werkzaamheden in Nederland beëindigd zijn. Vertrekt de vreemdeling niet en moet hij uitgezet worden dan kan de IND de kosten van die uitzetting op jou verhalen – tot een jaar na het beëindigen van het referentschap.

Wil je weten of je voldoet aan de plichten van het erkend referentschap? Doe onze Compliance Check! Lees hier meer.