De 183-dagenregel: hoe werkt het en wat zijn de valkuilen?
Inleiding
Je bent vast bekend met de 183-dagenregel: dit is vaak de eerste regeling waarnaar wordt gekeken als werknemers naar het buitenland worden uitgezonden. Op het eerste gezicht lijkt de 183-dagenregel eenvoudig: als iemand meer dan 183 dagen in een ander land werkt, wordt de werknemer belast in het buitenland. Maar zoals vaak het geval is in de wereld van internationaal belastingrecht, is het nooit zo simpel als het in eerste instantie lijkt!
De 183-dagenregel is één van de bepalingen in belastingverdragen, die regelt in welke gevallen een werknemer belastingplichtig wordt in het buitenland. De uitwerking van de 183-dagenregel verschilt echter per belastingverdrag. Daarnaast is de 183-dagenregel die in belastingverdragen is opgenomen niet te vergelijken met 183-dagendrempel die sommige landen hanteren in hun nationale wetgeving om fiscale woonplaats vast te stellen. We zien in de praktijk vaak dat de 183-dagenregel niet juist wordt toegepast, met ongewenste verrassingen als gevolg.
In deze blog gaan we in op de “ins en outs” van de 183-dagenregel in belastingverdragen, stippen we de verschillen in belastingverdragen aan en behandelen we de gevolgen voor zowel werknemers als werkgevers. Ook bespreken we gevallen waarin de 183-dagenregel niet van toepassing is. We sluiten af met wat praktische tips.
De basisprincipes
De 183-dagenregel bepaalt dat een werknemer onderworpen wordt aan het belastingrecht in het (buitenlands) werkland, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.
Hoe werkt de regel?
De 183-dagenregel speelt zich altijd af tussen twee landen: het woonland van de werknemer en het werkland. Belastingverdragen bepalen doorgaans dat een werknemer alleen in het werkland belastingplichtig is als deze daar fysiek aanwezig is voor meer dan 183 dagen in een specifieke referentieperiode (bijvoorbeeld een kalenderjaar, een belastingjaar, of een willekeurige periode van 12 maanden). Bij het tellen van de 183 dagen wordt uitsluitend gekeken naar de fysieke aanwezigheid van de werknemer in het specifieke werkland – dagen in andere landen tellen niet mee.
Dit betekent dat als een werknemer in meerdere landen werkt, de 183-dagenregel afzonderlijk per land wordt beoordeeld. Stel dat een werknemer 100 dagen in land A doorbrengt en 150 dagen in land B binnen hetzelfde belastingjaar, dan ontstaat er in principe geen belastingplicht in beide landen, mits aan geen van de andere voorwaarden wordt voldaan.
Het tellen van dagen
Ook de manier waarop dagen worden geteld, is van belang. Gedeeltelijke dagen (zoals aankomst- of vertrekdagen) tellen mee voor de 183 dagen. Daarnaast kunnen niet-werkdagen, zoals weekenden, feestdagen en ziektedagen, worden meegeteld als deze in het werkland worden doorgebracht.
Fiscale woonplaats
Alhoewel de 183-dagenregel in belastingverdragen ziet op de heffingsbevoegdheid van arbeidsinkomsten, gebruiken sommige landen ook een drempel van 183 dagen om de fiscale woonplaats te bepalen. Dit betekent echter niet dat een werknemer automatisch fiscaal inwoner van het werkland wordt gezien als de grens van 183 verblijfsdagen wordt overschreden. Belastingverdragen spelen hier namelijk ook een rol. Fiscale woonplaats wordt in belastingverdragen doorgaans vastgesteld op basis van andere criteria, zoals een permanente woning, het middelpunt van levensbelangen of de gebruikelijke verblijfplaats. Als deze criteria geen duidelijkheid bieden, komt de uiteindelijke beslissing vaak neer op onderling overleg tussen de betrokken belastingautoriteiten.
Het onderscheid tussen de 183-dagenregel voor de beoordeling van belastingplicht en fiscale woonplaats is belangrijk om in het achterhoofd te houden. Aanwezigheid in een land van meer dan 183 dagen betekent niet automatisch dat iemand fiscaal inwoner wordt, maar het kan mogelijk wel leiden tot aanvullende verplichtingen in het buitenland.
Meer dan 183-dagen in het werkland: en nu?
Als de 183-dagenregel van toepassing is en een werknemer aan de voorwaarden voldoet, treden er in de regel fiscale verplichtingen op. In de meeste gevallen krijgt het werkland het recht om belasting te heffen over het inkomen dat verband houdt met werkzaamheden binnen de landsgrenzen. Dit is alleen niet het enige dat speelt.
Belastingplicht met terugwerkende kracht
Een belangrijk aspect van het overschrijden van de 183-dagenregel is dat de belastingplicht meestal met terugwerkende kracht geldt voor de gehele periode van verblijf in het werkland, en niet alleen voor de dagen na het overschrijden van de grens van 183-dagendrempel. Dit betekent voor een werknemer die werknemer binnen de referentieperiode 184 dagen in een land heeft gewerkt, het volledige inkomen over die 184 dagen belast wordt in het werkland.
Verplichtingen voor werkgevers
Werkgevers kunnen te maken krijgen met extra verplichtingen, zoals het registreren voor loonbelasting in het werkland, het inhouden van belasting op het salaris van de werknemer en het indienen van belastingaangiften. Deze administratieve verplichtingen kunnen variëren afhankelijk van de lokale regelgeving in het werkland.
Verplichtingen voor werknemers
Ook kunnen er verplichtingen ontstaan voor de werknemers zelf. Zo zal de werknemer mogelijk een fiscaal nummer aan moeten vragen in het buitenland. Daarnaast kan de verplichting ontstaan om een aangifte inkomstenbelasting in het buitenland in te dienen.
Voorkomen van dubbele belasting
Omdat belastingverdragen dubbele belasting proberen te voorkomen, kan een werknemer bij belastingplicht in het buitenland doorgaans aanspraak maken op een aftrek ter voorkoming van dubbele belasting in het woonland. De mate waarin deze aftrek beschikbaar is, hangt af van het specifieke belastingverdrag en de nationale regels voor belastingvrijstelling.
Verschillen in de 183-dagenregel?
Niet alle 183-dagenregels zijn hetzelfde. Hoewel het algemene concept – belastingrechten toewijzen op basis van fysieke aanwezigheid – hetzelfde blijft, verschillen de details per belastingverdrag.
Referentieperiodes
Het grootste verschil zit in hoe de 183 dagen worden geteld. Belastingverdragen definiëren de referentieperiode vaak op een van de volgende manieren:
Kalenderjaar: De 183 dagen worden geteld van 1 januari tot en met 31 december, ongeacht het lokale belastingjaar.
Belastingjaar: De periode valt samen met het fiscale jaar van het land. Let op dat een belastingjaar kan afwijken van het kalenderjaar, zoals bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk.
Een rollende periode van 12 maanden: In dit geval kunnen de 183 dagen over twee kalender- of fiscale jaren worden verspreid, zolang ze binnen een periode van 12 maanden vallen.
Deze verschillen zijn van groot belang voor het vaststellen van belastingplicht. Een individu dat bijvoorbeeld in een land werkt van 1 september tot 31 maart, overschrijdt misschien niet de 183 dagen in een kalenderjaar, maar kan deze drempel wel overschrijden bij een beoordeling op basis van een rollende periode van 12 maanden.
Situaties waarin de 183-dagenregel niet van toepassing is
Hoewel de 183-dagenregel het meest bekend is, zijn er meer dan voldoende situaties waarin deze niet van toepassing is of wordt overschreven door andere regels. Deze uitzonderingen zijn dusdanig vaak van toepassing, dat het belangrijk is om hiervan op de hoogte te zijn.
Materieel werkgeverschap: Als een materiële werkgever in het werkland is gevestigd, kan belastingplicht ontstaan vanaf dag 1, dus zelfs als de 183-dagendrempel niet wordt overschreden. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer de werknemer voor risico en rekening van een lokale entiteit zijn taken uitvoert. Vaak worden in zulke gevallen de loonkosten ook doorbelast.
Bestuursleden: Inkomsten van bestuursleden worden doorgaans belast in het land waar het bedrijf is gevestigd, ongeacht het aantal dagen dat zij in dat land doorbrengen.
Vaste inrichting (PE): Als de activiteiten van een werknemer in het buitenland leiden tot een vaste inrichting voor de werkgever, wordt het inkomen gerelateerd aan die werkzaamheden vanaf dag 1 belastbaar in het werkland.
Offshore werkzaamheden: Werknemers die offshore werken, bijvoorbeeld in de olie- en gasindustrie, vallen vaak onder speciale belastingregels. Deze regels kunnen sterk afwijken van de standaard 183-dagenregel en belastingplicht opleggen, zelfs bij korte periodes (vaak 30 dagen) van werk in de territoriale wateren van een land.
Geen belastingverdrag: In situaties waarin geen belastingverdrag tussen het woonland en het werkland is gesloten, is de 183-dagenregel niet van toepassing. In plaats daarvan zijn de lokale belastingwetten van het werkland van toepassing, wat kan leiden tot meer directe of uitgebreide belastingverplichtingen.
Praktische tips
Het beheren van grensoverschrijdende werknemers binnen het kader van de 183-dagenregel kan uitdagend zijn, maar een proactieve aanpak kan risico’s beperken en compliance waarborgen.
Volg de aanwezigheid van werknemers: Implementeer systemen om de dagen van fysieke aanwezigheid van werknemers in het buitenland te monitoren. Dit kan met behulp van tijdregistratietools, reisgegevens of zelfrapportage door werknemers.
Check de specifieke belastingverdragen: Loop de specifieke bepalingen van de belastingverdragen tussen het woonland en het werkland van de werknemer goed door. Let op verschillen in referentieperiodes en uitzonderingen.
Raadpleeg experts: Schakel belastingprofessionals in om complexe situaties te evalueren, zoals situaties met meerdere landen, of er sprake is van materieel werkgeverschap of mogelijke risico’s op een vaste inrichting.
Communiceer met werknemers: Informeer werknemers over de mogelijke fiscale van werken in het buitenland. Duidelijke communicatie zorgt ervoor dat werknemers hun verantwoordelijkheden begrijpen en helpt verwachtingen te managen.
Plan opdrachten strategisch: Voor opdrachten die dicht bij de 183 dagengrens liggen, kun je overwegen werkschema’s zo in te richten dat het risico op belastingplicht wordt geminimaliseerd. Dit kan bijvoorbeeld door werkdagen te spreiden of remote werken vanuit het woonland te regelen. Als het belastingtarief in het werkland laag is, kan het echter ook een voordeel opleveren door de werknemer langer in het werkland in te zetten, zodat de 183 dagen overschreden worden en daarmee een lagere belastingdruk gerealiseerd worden.
Monitor wijzigingen: nieuwe belastingverdragen kunnen gesloten worden, of bestaande verdragen kunnen heronderhandeld worden, waardoor situaties wijzigen. Maar ook nationale wetgeving en jurisprudentie kunnen invloed hebben op de berekening van de 183-dagenregel.
Door deze praktijken te volgen, kan je effectief omgaan met de uitdagingen van de 183-dagenregel en tegelijkertijd werknemers ondersteunen en hun organisaties beschermen tegen compliance-risico’s.
Samenvattend
Hoewel de 183-dagenregel dient als een basisvoorziening voor het toewijzen van belastingheffingsrechten, maken de vele variaties en uitzonderingen de toepassing een stuk minder eenvoudig.
Door de aanwezigheid van werknemers te volgen, de juiste verdragen te raadplegen, experts in te schakelen en goed te communiceren met je werknemers, kun je compliance-risico’s minimaliseren en een soepelere ervaring bieden voor werknemers die over de grens werken.
Hulp nodig? Het zoeken van advies op maat van fiscale en mobiliteitsprofessionals kan een wereld van verschil maken. Of je nu hulp nodig hebt bij het beoordelen van de belastingplicht van een werknemer, her risico op mogelijke dubbele belasting te minimaliseren of het juist aanvliegen van sociale zekerheidsvraagstukken, aarzel niet om contact op te nemen. Met de juiste tools en kennis kun je potentiële uitdagingen omzetten in kansen voor groei en wereldwijde samenwerking.
