Wat is schaduw payroll en hoe werkt het?

Wat is een schaduw payroll?

Een schaduw payroll is een payroll die parallel wordt gedraaid voor expats of werknemers die in een ander land werken dan in hun thuisland. Het belangrijkste doel van een schaduw payroll is ervoor te zorgen dat de belasting- en sociale zekerheidsverplichtingen in het land waar de werknemer werkzaam is worden nageleefd, terwijl de werknemer zijn salaris blijft ontvangen via de payroll van het thuisland, of omgekeerd.

De schaduw payroll zorgt voor een nauwkeurige administratie en betaling van belastingen en sociale contributies in het land waar de werknemer werkzaam is, zonder de payroll in het thuisland te verstoren. In wezen fungeert het als een 'schaduw' voor de reguliere payroll, waarbij inkomsten en inhoudingen worden geadministreerd alsof de werknemer een lokale werknemer in het werkland is.

Wanneer en waarom is een schaduw payroll nodig?

Een schaduw payroll kan noodzakelijk worden wanneer een bedrijf werknemers heeft die internationaal werken. Dit is vaak het geval bij multinationals die hun werknemers naar het buitenland sturen. De belangrijkste reden om een schaduw payroll op te zetten is om te voldoen aan de belastingwetten en sociale zekerheidsvoorschriften van het werkland.

Zonder een schaduw payroll lopen bedrijven het risico dat ze niet voldoen aan de lokale wet- en regelgeving, wat kan leiden tot boetes en juridische problemen. Bovendien zorgt een schaduw payroll ervoor dat de juiste sociale zekerheidsbijdragen worden afgedragen, wat van belang is voor het recht op sociale uitkeringen van de werknemer.

Hoe werkt een schaduw payroll in de praktijk?

In de praktijk houdt een schaduw payroll in dat er, parallel aan de payroll in het thuisland, een payroll in het werkland wordt opgezet. Deze payroll weerspiegelt de payroll van het thuisland, maar houdt rekening met de belasting- en sociale zekerheidswetten van het werkland. In de schaduw payroll worden dus de vereiste belastingen en sociale zekerheidscontributies berekend die van toepassing zijn in het werkland. Deze bedragen worden gerapporteerd en betaald aan de autoriteiten in het werkland, terwijl de werknemer zijn nettosalaris blijft ontvangen via de payroll van het thuisland.

Wat zijn de uitdagingen bij een schaduw payroll?

Het opzetten en verwerken van een schaduw payroll kan complex en uitdagend zijn omdat je aan meerdere wet- en regelgevingen moet voldoen. Een van de grootste uitdagingen is om op de hoogte te blijven van de steeds veranderende belasting- en socialezekerheidswetgeving in zowel het thuisland als het werkland.

Samenwerken met lokale experts of consultants die bekend zijn met de wet- en regelgeving van het werkland kan waardevolle ondersteuning bieden en helpen de risico's te beperken. Als Exterus kunnen wij ondersteunen met de schaduw payroll via onze partners waarmee wij wereldwijd samenwerken.

Heb jij werknemers die internationaal werken en wil je meer informatie over jouw specifieke schaduw payroll verplichtingen? Neem dan gerust contact met ons op.