Loonafspraken bij tijdelijk werken in het buitenland

Belastingregels, belastingdruk en socialezekerheidsstelsels verschillen sterk per land. Wanneer een werknemer tijdelijk door de werkgever naar het buitenland wordt uitgezonden, kan dit fiscale en socialezekerheidsgevolgen hebben in zowel het woonland als het werkland.

Daarom is het belangrijk om vooraf duidelijke afspraken te maken tussen werkgever en werknemer. Deze afspraken bepalen hoe fiscale voor- en nadelen, extra kosten en mogelijke cashflowproblemen tijdens de uitzending worden verdeeld.

Als geen specifieke afspraken worden gemaakt, komen de fiscale gevolgen van de uitzending in principe voor rekening van de werknemer. De werknemer wordt dan uitgezonden op basis van een brutoloonafspraak.

De juiste keuze is niet alleen een fiscale afweging. De gekozen aanpak heeft ook invloed op de werknemersbeleving, salarisadministratie, kostenbeheersing en het bredere internationale mobiliteitsbeleid van de werkgever.

In deze blog lichten we drie veelvoorkomende mogelijkheden toe: een bruto loonafspraak, tax equalization en tax protection.

Brutoloonafspraak

Bij een brutoloonafspraak blijft de werknemer zelf verantwoordelijk voor de fiscale gevolgen van de tijdelijke uitzending. Dat betekent dat zowel eventuele fiscale voordelen als nadelen in principe voor rekening van de werknemer komen.

Voor de werkgever is dit vaak de eenvoudigste oplossing. Voor de werknemer kan deze aanpak echter onzekerheid met zich meebrengen.

Voordelen van een brutoloonafspraak

De regeling is kostenneutraal voor de werkgever.
Er is geen aanvullende afrekening tussen werkgever en werknemer nodig.
De werknemer kan een voordeel behouden als de totale belastingdruk in het woonland en werkland lager is dan wanneer de werknemer volledig in het woonland zou hebben gewerkt.

Nadelen van een brutoloonafspraak

De werknemer weet vooraf niet altijd waar hij of zij financieel aan toe is.
De werknemer kan achteraf worden geconfronteerd met onverwachte belastingkosten na het indienen van aangiften in het woonland en werkland.
Het risico op financieel nadeel kan ertoe leiden dat een werknemer minder bereidwillig is om een uitzending te accepteren.
De werknemer kan een cashflowprobleem ervaren als belasting in het werkland eerder moet worden betaald dan een teruggaaf in het woonland wordt ontvangen.

Tax equalization

Bij tax equalization is het uitgangspunt dat de werknemer fiscaal gezien niet beter of slechter af is door de uitzending. De werknemer wordt in een vergelijkbare netto positie gebracht als wanneer hij of zij volledig in het woonland was blijven wonen en werken.

Het netto loon tijdens de uitzending wordt berekend alsof de werknemer volledig in het woonland werkt. Daarbij wordt een hypothetische belasting ingehouden, gebaseerd op de belastingpositie die zou gelden zonder uitzending. De werknemer ontvangt vervolgens het netto equivalent van deze berekening.

Afhankelijk van de afspraken kan de werknemer daarnaast aanvullende vergoedingen ontvangen, zoals een ‘cost of living allowance’, een vergoeding voor extra huisvestingskosten of ondersteuning bij het indienen van Nederlandse en buitenlandse aangiften inkomstenbelasting.

De daadwerkelijke fiscale gevolgen in het woonland en werkland worden vervolgens met de werkgever verrekend. De hypothetische belasting die bij de werknemer wordt ingehouden, kan worden gebruikt voor betaling van belasting in het buitenland of voor aanvullende belastingheffing in het woonland.

Aan het einde van het fiscale jaar wordt meestal een eindafrekening gemaakt. Dit wordt een tax equalization-berekening genoemd. In deze berekening wordt de hypothetische belastingpositie vergeleken met de daadwerkelijk betaalde belasting, waarna het verschil wordt verrekend.

De fiscale gevolgen van aanvullende vergoedingen en het verschil tussen de hypothetische belasting en de daadwerkelijke belastingheffing komen in principe voor rekening van de werkgever.

Voordelen van tax equalization

De werknemer blijft netto hetzelfde ontvangen, ongeacht de belastingdruk.
De werknemer heeft meer zekerheid en wordt beschermd tegen onverwachte belastingkosten.
Voor- en nadelen kunnen voor de werkgever over verschillende uitzendingen en landen deels tegen elkaar wegvallen.
Deze aanpak ondersteunt een consistent en gestructureerd internationaal mobiliteitsbeleid.

Nadelen van tax equalization

De regeling kan leiden tot hogere kosten voor de werkgever.
Er moet duidelijk gedefinieerd worden wat er binnen de tax equalization valt en wat niet; alleen arbeidsinkomen of ook persoonlijke aftrekposten en hoe wordt omgegaan met de gezinssituatie? Hierdoor kan een tax equalization regeling zeer complex worden
De administratieve lasten zijn hoger, omdat tax equalization-berekeningen en afrekeningen moeten worden bijgehouden.
Eindafrekeningen kunnen complex zijn, vooral als de werknemer uit dienst treedt voordat de uitzending volledig is afgerond.
Werknemers die worden uitgezonden naar een land met lage of geen belastingheffing kunnen bezwaar hebben tegen het feit dat zij het volledige fiscale voordeel niet zelf behouden.

Tax protection

Tax protection is een alternatief voor tax equalization. Bij deze afspraak wordt de werknemer beschermd tegen een fiscaal nadeel, maar mag de werknemer een eventueel fiscaal voordeel wel behouden.

De werknemer betaalt belasting in het woonland en, waar van toepassing, in het werkland. Aan het einde van het fiscale jaar wordt een tax protection-berekening gemaakt. Daarbij wordt de daadwerkelijke belasting in beide landen vergeleken met de belasting die verschuldigd zou zijn geweest als de werknemer volledig in het woonland had gewerkt.

Als de daadwerkelijke belastingdruk lager is dan in de situatie zonder uitzending, behoudt de werknemer het voordeel en vindt er geen verrekening met de werkgever plaats. Als de daadwerkelijke belastingdruk hoger is, compenseert de werkgever de werknemer voor het verschil.

De fiscale gevolgen van aanvullende vergoedingen en het verschil tussen de hypothetische belasting en de daadwerkelijke belastingheffing komen in principe alleen voor rekening van de werkgever voor zover de werknemer door de uitzending fiscaal nadeliger uit is.

Voordelen van tax protection

De werknemer wordt beschermd tegen een fiscaal nadeel.
De werknemer mag een eventueel fiscaal voordeel behouden.
Dit kan het aantrekkelijker maken voor de werknemer om een internationale uitzending te accepteren.
De werknemer heeft meer zekerheid dat hij of zij er fiscaal niet op achteruitgaat.

Nadelen van tax protection

De regeling kan leiden tot hogere kosten voor de werkgever als compensatie nodig is.
De administratieve lasten zijn hoger, omdat tax protection-berekeningen en eindafrekeningen moeten worden opgesteld.
De werknemer kan nog steeds een cashflowprobleem ervaren als belasting in het werkland eerder moet worden betaald dan een teruggaaf in het woonland wordt ontvangen.
De werkgever heeft minder mogelijkheden om fiscale voor- en nadelen over verschillende uitzendingen tegen elkaar weg te laten vallen dan bij tax equalization.

Conclusie

Welke loon- en belastingafspraken het meest passend zijn, verschilt per werkgever, werknemer en uitzending. Belangrijk is dat de gekozen aanpak vooraf wordt besproken, duidelijk wordt vastgelegd en goed aansluit op de toepasselijke fiscale, payroll- en socialezekerheidsregels.

Door deze afspraken vooraf goed te regelen, kunnen werkgevers onzekerheid beperken, onverwachte kosten voorkomen en werknemers meer duidelijkheid bieden tijdens een internationale uitzending.

Exterus helpt werkgevers bij het beoordelen van de meest passende aanpak, het vastleggen van de afspraken en het coördineren van de bijbehorende fiscale, payroll- en socialezekerheidsaspecten.

Wil je weten welke aanpak het beste past bij een tijdelijke uitzending naar het buitenland? Neem dan gerust contact met ons op.