Voor HR-professionals in Nederland vereist naleving van immigratieregels voortdurende aandacht en een zorgvuldige afstemming met bredere HR-beleidsterreinen. Een van de belangrijkste onderdelen van deze compliance is het waarborgen dat de salarissen die aan buitenlandse werknemers worden aangeboden marktconform zijn. Salarisniveaus vormen een centraal element in Nederlandse immigratieaanvragen en moeten niet alleen verdedigbaar zijn ten opzichte van formele vereisten, maar ook ten opzichte van de Nederlandse arbeidsmarktstandaarden.
Dit geldt in elk geval voor aanvragen die worden ingediend onder de kennismigrantenregeling (Highly Skilled Migrant) en de Intra-Corporate Transferee (ICT), waarbij salaris compliance gedurende het gehele beoordelingsproces een cruciale rol speelt.
Marktconforme salarissen als doorlopende compliance verplichting
Een marktconform salaris is een salaris dat aansluit bij wat in Nederland gebruikelijk is voor een vergelijkbare functie. Vanuit immigratie compliance perspectief kijkt de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) verder dan alleen de toepasselijke salarisdrempel en beoordeelt zij of de geboden beloning in marktconform is.
Belangrijke factoren die bij deze beoordeling doorgaans worden meegewogen zijn:
-
De feitelijke functie-inhoud en het verantwoordelijkheidsniveau
-
Vereiste opleiding, kwalificaties en werkervaring
-
De sector en de geldende arbeidsmarktomstandigheden
-
Contractuele arbeidsduur en overige arbeidsvoorwaarden
-
Interne beloningsstructuren en consistentie binnen de organisatie, of eventuele toepasselijke cao’s
Met name voor kennismigranten- en Intra-Corporate Transferee-aanvragen is het voldoen aan de minimale salarisdrempel een formeel vereiste. HR-teams dienen zich er echter van bewust te zijn dat compliance ook afhankelijk is van de vraag of het salaris de marktrealiteit van de functie weerspiegelt.
Salarisbeoordeling bij kennismigranten- en ICT-aanvragen
Bij de beoordeling van kennismigranten- en Intra-Corporate Transferee-aanvragen beoordeelt de IND of het aangeboden salaris passend is in relatie tot de functie. Deze beoordeling maakt onderdeel uit van de bredere toetsing van de arbeidsrelatie en de naleving van de verplichtingen als erkend referent door de werkgever.
Voor HR-afdelingen betekent dit dat beloningspakketten moeten aansluiten bij interne functiewaardering, beloningsstructuren en compensatiebeleid. Beloningspakketten moeten gebaseerd zijn op duidelijke en accurate functieomschrijvingen en het beloningsniveau moet ondersteund worden door opleidingsniveau en werkervaring, resulterend in realistische salarisniveaus. Dit is essentieel om compliance aan te tonen en deze informatie moete beschikbaar zijn in het personeelsdossier.
Stijgende salarisniveaus en de impact op compliance
Een belangrijk aandachtspunt voor HR-teams is de algemene stijging van salarisniveaus op de Nederlandse arbeidsmarkt, ook in functies en sectoren die historisch lager werden beloond. Arbeidstekorten, inflatie en concurrentie om talent hebben in veel sectoren geleid tot aanzienlijke loonstijgingen.
Als gevolg hiervan kunnen salarisbenchmarks die voorheen als marktconform werden beschouwd, niet langer aansluiten bij de huidige omstandigheden, en kunnen functies die eerder voldeden aan de drempels dat nu mogelijk niet meer doen. Vanuit complianceperspectief is het daarom belangrijk om ondersteunende documentatie te hebben waaruit blijkt dat het aangeboden salaris in lijn is met marktstandaarden.
Dit is met name relevant voor kennismigranten- en Intra-Corporate Transferee-aanvragen, waarbij salarisverwachtingen nauw samenhangen met het niveau en de aard van de functie.
Compliance risico’s voor HR en werkgevers
Onvoldoende aandacht voor marktconformiteit kan voor werkgevers verschillende compliance risico's met zich meebrengen, waaronder:
-
Vertragingen in de verwerking van immigratieaanvragen
-
Verzoeken om aanvullende documentatie of toelichting
-
Afwijzing van kennismigranten- of Intra-Corporate Transferee-aanvragen
-
Verhoogde controle op de verplichtingen als erkend referent
-
Mogelijke vaststellingen van non-compliance tijdens audits of inspecties
Voor HR-professionals onderstrepen deze risico’s het belang van het integreren van immigratieaspecten in reguliere beloningsreviews en compliance processen.
Het is belangrijk om te benadrukken dat, zelfs wanneer een immigratieaanvraag wordt goedgekeurd, een audit kan uitwijzen dat het aan een werknemer aangeboden salaris niet consistent is binnen de salarisstructuur van het bedrijf, en daardoor alsnog vragen kan oproepen over compliance.
Een gestructureerde en goed gedocumenteerde HR-aanpak
Om immigratie compliance effectief te beheersen, wordt HR-teams geadviseerd een gestructureerde aanpak te hanteren voor salarisvaststelling en documentatie. Dit omvat het bijhouden van actuele marktgegevens, het waarborgen van interne salarisconsistentie en het duidelijk vastleggen van de wijze waarop beloningsbeslissingen tot stand komen.
Door immigratieaanvragen af te stemmen op bredere HR- en compliance kaders kunnen werkgevers risico’s beperken en een soepelere afhandeling van kennismigranten- en ICT-aanvragen ondersteunen.
Bij Exterus werken wij nauw samen met HR- en compliance teams om werkgevers te ondersteunen bij kennismigranten- en ICT-aanvragen, met specifieke aandacht voor salarisconformiteit en immigratie compliance. Onze praktijkervaring helpt organisaties dit onderwerp met duidelijkheid en vertrouwen te navigeren.
