Nu het einde van het jaar nadert, moeten HR- en payrollteams ervoor zorgen dat hun expatpopulatie volledig compliant blijft met de expatregeling (voorheen bekend als de 30%-regeling). Van het verifiëren van arbeidsovereenkomsten en salarisdrempels voor het afgelopen en komende jaar tot het voorbereiden op wijzigingen in 2027: zorgvuldige planning nu voorkomt verrassingen en zorgt voor een soepel eindejaarsproces. Gebruik deze checklist om belangrijke aandachtspunten te beoordelen, aan te passen en te communiceren, zodat uw organisatie en expatpopulatie vooruit blijven lopen op compliance verplichtingen.
Voor een beknopt overzicht van de belangrijkste eindejaarsacties kunt u onze praktische expatregeling-checklist downloaden, ontworpen ter ondersteuning van een snelle compliance check en de planning voor 2027.
Controleer of de expatregeling-clausule expliciet is opgenomen in de arbeidsovereenkomst of vastgelegd in een addendum. Dit is met name belangrijk bij retroactieve aanvragen, aangezien de arbeidsovereenkomst de basis vormt voor eventuele terugwerkende berekeningen.
Controleer of verlengingen van arbeidsovereenkomsten in het afgelopen jaar nog steeds de juiste artikelen, wetsverwijzingen en toepasselijke salarisvereisten bevatten.
De minimale salarisvereisten zijn niet alleen relevant bij het indienen van de aanvraag, maar gedurende de volledige looptijd van de regeling. Indien het salaris van een werknemer onder de vereiste drempel komt (bijvoorbeeld door onbetaald verlof of een deeltijdregeling), kan de expatregeling met terugwerkende kracht worden ingetrokken.
EUR 46.660 voor werknemers van 30 jaar en ouder
EUR 35.468 voor werknemers jonger dan 30 jaar met een masterdiploma
EUR 48.013 voor werknemers van 30 jaar en ouder
EUR 36.497 voor werknemers jonger dan 30 jaar met een masterdiploma
Daarnaast geldt er een maximumsalaris waarover de 30%-regeling kan worden berekend, gekoppeld aan de zogenoemde Balkenendenorm.
2025: maximaal salaris EUR 246.000 → maximale onbelaste vergoeding EUR 73.800
2026: maximaal salaris EUR 262.000 → maximale onbelaste vergoeding EUR 78.600
Expats die in december 2022 al onder de expatregeling vielen, werden tot en met 31 december 2025 niet beperkt door dit maximum. Vanaf 1 januari 2026 geldt het nieuwe maximum echter ook voor hen.
Controleer alle expatsalarissen aan het einde van het jaar om naleving voor 2025 te waarborgen.
Bevestig de salarissen per januari 2026 om compliant te blijven.
Pas voor werknemers die in 2025/2026 30 jaar worden het salaris of percentage aan om vanaf de maand na hun verjaardag aan de hogere drempel te voldoen.
Controleer bij expats met een salaris van EUR 246.000 of hoger of het maximum niet wordt overschreden of dat zij in aanmerking komen voor de overgangsregeling.
Informeer betrokken werknemers tijdig indien de voordelen van de expatregeling in 2026 wijzigen.
Identificeer expats van wie de expatregeling in 2026 afloopt (meestal na 60 maanden).
Bespreek financiële en arbeidsvoorwaardelijke gevolgen met HR en payroll.
Communiceer met betrokken werknemers om verwachtingen te managen.
Onderzoek alternatieve voordelen of compensaties om het verlies van het fiscale voordeel te mitigeren.
Werkgevers moeten ervoor zorgen dat de expatregeling correct wordt berekend en geclassificeerd als eindheffingsbestanddeel.
Verifieer de correcte berekening van de onbelaste vergoeding (maximaal 30%).
Controleer of vergoedingen van extraterritoriale kosten correct zijn gedocumenteerd.
Bevestig dat de verwerking van de expatregeling voldoet aan de Nederlandse loonbelastingregels binnen de werkkostenregeling.
Pas de salarissen aan van werknemers die momenteel profiteren van de ‘onder-30-drempel’, zodat zij vanaf de eerste dag van de maand na hun 30e verjaardag voldoen aan het standaard salarisvereiste van EUR 48.013.
Zorg ervoor dat nieuwe arbeidsovereenkomsten correcte bepalingen over de expatregeling bevatten.
Houd bij de budgettering voor nieuwe aanstellingen rekening met de salarisdrempels voor 2026.
Een retroactieve toepassing van de expatregeling vereist zorgvuldige verwerking in de loonadministratie:
Pas de regeling direct toe in de payroll; deze kan niet via de inkomstenbelastingaangifte worden geclaimd.
Breng aan het einde van het jaar alle lopende aanvragen voor de expatregeling in kaart.
Houd de payroll open indien retroactieve correcties worden verwacht.
Vermijd het toepassen van correcties over 2025 in de payroll van 2026 om overschrijding van de 30%-ruimte te voorkomen.
Overweeg overgangsvrijstellingen voor bestaande gebruikers van de expatregeling.
Bevestig of recht bestaat op vergoeding van internationale schoolgelden. Voldoet de internationale school aan de vereisten?
Zorg voor correcte documentatie en fiscale verwerking.
Dien alle aanvragen voor de expatregeling voor medewerkers die in 2025 zijn gestart in binnen de termijn van 4 maanden.
Informeer expats over wijzigingen in salarisdrempels, aflopende regelingen of fiscale gevolgen.
Bied consultaties of fiscale briefings aan voor getroffen werknemers.
De expatregeling zal in 2027 wijzigen, met een lager onbelast percentage, hogere salarisdrempels en andere aanpassingen. Vroegtijdige planning zorgt voor compliance en helpt bij het managen van verwachtingen van werknemers.
Verlaging van de onbelaste vergoeding: van 30% → 27% van het salaris.
Hogere minimale salarisdrempels om in aanmerking te komen voor de regeling (verwachte stijging van 9–10%).
Aanvraagregels afhankelijk van verschillende startdata: overgangsregels voor werknemers die al onder de regeling vallen.
Terminologische verschuiving: de regeling wordt mogelijk steeds vaker aangeduid als de ‘expatregeling’.
Controleer alle expatsalarissen en arbeidsovereenkomsten op geschiktheid onder de nieuwe drempels voor 2027.
Maak een prognose van payrollbudgetten rekening houdend met het 27%-percentage en hogere minimale salarissen.
Identificeer werknemers die mogelijk een deel van hun fiscale voordeel verliezen en plan communicatie hierover tijdig.
Stem wervings- en retentiestrategieën af op de aankomende wijzigingen.
Plan interne sessies om payroll- en complianceprocessen voor 2027 te actualiseren.
Door deze stappen nu te nemen, blijft uw organisatie de compliance-risico’s voor en kunnen werknemers worden voorbereid op de komende wijzigingen.
Vanaf 1 januari 2025 kunnen expats die gebruikmaken van de expatregeling niet langer kiezen voor partiële buitenlandse belastingplicht in hun Nederlandse aangifte inkomstenbelasting. Dit betekent dat:
Zij hun wereldwijde vermogen in Nederland moeten aangeven in box 2 (aanmerkelijk belang) en box 3 (sparen en beleggen), waaronder buitenlandse bankrekeningen, onroerend goed, beleggingen en vergelijkbare bezittingen.
Indien de expat een belang van 5% of meer heeft in een buitenlandse vennootschap, moet dit aanmerkelijk belang worden aangegeven in de Nederlandse aangifte en moet ook het bijbehorende inkomen worden meegenomen.
*Overgangsregeling:
Expats die uiterlijk in december 2023 al gebruikmaakten van de expatregeling, mogen in hun aangiften over 2025 en 2026 nog gebruikmaken van partiële buitenlandse belastingplicht. Dit overgangsrecht vervalt echter per 2027. Vanaf dat moment moeten alle wereldwijde vermogensbestanddelen en bijbehorende inkomsten in de Nederlandse aangifte worden opgenomen. Lees er hier meer over.
Informeer expats tijdig dat zij hun wereldwijde vermogen en eventuele aanmerkelijke belangen (≥5%) in buitenlandse ondernemingen moeten aangeven in hun Nederlandse aangifte.
Stimuleer expats om vóór de aangiftejaren 2026 en 2027 correcte waarderingen van hun bezittingen en eigendomsbelangen te verzamelen.
Stem af met belastingadviseurs zodat werknemers begrijpen hoe deze wijziging hun box 2- en box 3-positie beïnvloed.
Overweeg het aanbieden van briefings of voorlichtingsmateriaal om expats te helpen zich voor te bereiden op de uitgebreidere rapportageverplichtingen.
Deze wijziging heeft compliance-implicaties die verder gaan dan payroll, zij raakt de persoonlijke fiscale planning en financiële rapportage van uw internationale medewerkers. Door expats hier nu al van op de hoogte te brengen, worden verrassingen voorkomen en betere fiscale uitkomsten ondersteund.
Gebruik de downloadbare expatregeling-checklist om een volledige review uit te voeren van uw expatpopulatie voor compliance in 2025 en 2026 en om u voor te bereiden op de wijzigingen in 2027.
Begin nu met het afstemmen van uw plannen voor 2027 en neem contact op met Exterus voor maatwerkondersteuning en deskundige begeleiding indien gewenst.