Wanneer medewerkers werkzaamheden uitvoeren in het buitenland, kan dat – soms sneller dan verwacht – leiden tot een onbedoelde fiscale aanwezigheid: een vaste inrichting. Dit ontstaat niet alleen door fysieke kantoren, maar ook door de activiteiten, verantwoordelijkheden en aanwezigheid van werknemers.
Voor HR is het belangrijk dit tijdig te signaleren, omdat internationale inzet van personeel directe gevolgen kan hebben voor belastingplicht, registratie- en payrollverplichtingen.
Bedrijven die internationaal opereren krijgen onvermijdelijk te maken met complexe, voortdurend veranderende fiscale regels. Wanneer medewerkers in het buitenland werken, kan dit (soms ongemerkt) leiden tot een belastbare aanwezigheid in dat land: een vaste inrichting. Voor HR-managers is dit een belangrijke compliance-aandachtspunt, omdat het directe gevolgen kan hebben voor loonadministratie, registratieplicht, sociale zekerheid en interne processen.
Exterus ondersteunt organisaties bij het beheersen van deze risico’s. Hieronder zetten we de belangrijkste uitgangspunten overzichtelijk op een rij.
Een vaste inrichting (ook wel: permanent establishment) ontstaat wanneer een onderneming fiscaal gezien aanwezig is in een ander land, zonder dat er een juridische entiteit is opgericht.
Voorbeeld: een Belgische BVBA die (door haar activiteiten in Nederland) Nederlandse vennootschapsbelasting verschuldigd wordt.
Het begrip bestaat uitsluitend binnen het (internationale) belastingrecht en heeft als doel landen het recht te geven om inkomsten te belasten die binnen hun grenzen worden gegenereerd door buitenlandse ondernemingen. Een vaste inrichting ontstaat los van het oprichten van een lokale vennootschap. Een rechtspersoon in het buitenland is automatisch zelfstandig belastingplichtig; een vaste inrichting ontstaat juist onbedoeld door activiteiten.
Wanneer sprake is van een vaste inrichting:
moet de onderneming zich lokaal fiscaal registreren;
kunnen er administratieve en financiële verplichtingen ontstaan (bijvoorbeeld lokale aangiftes en rapportages);
kunnen HR-processen geraakt worden, zoals:
lokale loonbelasting of inhoudingsplicht,
meldplicht voor personeel,
arbeidsrechtelijke of sociale zekerheidsverplichtingen.
Elke jurisdictie hanteert eigen regels. Onbekendheid hiermee kan leiden tot naheffingen, boetes of reputatieschade. Tijdige analyse is daarom van essentieel belang.
Het antwoord verschilt per land. De beoordeling gebeurt altijd op basis van:
De nationale wetgeving van het betreffende land.
Elk land beoordeelt eerst op basis van zijn eigen fiscale wetgeving of er sprake is van een belastbare aanwezigheid, oftewel een vaste inrichting. Dat betekent dat:
een activiteit in land A wél een vaste inrichting kan vormen,
terwijl dezelfde activiteit in land B géén gevolgen heeft.
Dit is van belang omdat arbeidscontracten, salarissen en sociale zekerheid soms moeten worden afgestemd op lokale fiscale kwalificaties.
De bepalingen in het belastingverdrag.
Wanneer een belastingverdrag van kracht is tussen twee landen, zorgt dit verdrag voor de verdeling van heffingsrechten, voorkoming van dubbele belasting en verduidelijking van de situatie indien beide landen een aanwezigheid van een vaste inrichting vermoeden.
Een belastingverdrag kan geen vaste inrichting creëren wanneer die volgens nationale wetgeving niet bestaat. Het kan echter wél de criteria aanscherpen of versoepelen.
Geen verdrag?
Bestaat er geen verdrag tussen twee landen, dan sluit Nederland – en veel andere landen – meestal aan bij een uitleg conform het OESO-modelverdrag. De OESO-normen worden wereldwijd gezien als de standaard voor het beoordelen van een vaste inrichting. Zij vormen ook de basis voor de hoofdregels en uitzonderingen.
Er ontstaat een vaste inrichting wanneer aan drie cumulatieve eisen wordt voldaan:
er is een plaats van werkzaamheden (een fysieke faciliteit of locatie);
deze plaats is vast (duurzaam en voor de onderneming beschikbaar);
de onderneming verricht daar ondernemingsactiviteiten.
De volgende locaties zijn voorbeelden van locaties die een vaste inrichting kunnen vormen:
een plaats waar leiding wordt gegeven
een filiaal
een fysiek kantoor
een fabriek
een werkplaats
een mijn, olie- of gaswinningslocatie, groeve of andere extractieplaats
Let op: zelfs bij deze voorbeelden moet nog steeds aan de drie hoofdvereisten zijn voldaan. Van enige 'duurzaamheid' zal veelal pas sprake als de periode minimaal 6 maanden is. Voor uitvoering van bouwwerken, constructie-, installatie- of montagewerkzaamheden is in de meeste verdragen zelfs een specifieke termijn opgenomen; veelal is deze 12 maanden, maar in sommige verdragen is ook een kortere termijn opgenomen.
Bepaalde activiteiten vormen géén vaste inrichting, mits zij van een voorbereidend of bijkomstig karakter zijn. Denk aan:
opslag van goederen,
inkoopactiviteiten,
het verzamelen van informatie.
Veel organisaties zetten eerst een of meerdere verkoopmedewerkers in het buitenland in, nog vóórdat een lokale vestiging wordt geopend. Juist dit brengt risico’s met zich mee.
Een afhankelijke vertegenwoordiger kan namelijk een vaste inrichting creëren wanneer hij/zij:
handelt namens de onderneming,
niet zelfstandig optreedt,
bevoegd is om contracten af te sluiten (of in de praktijk de belangrijkste stappen daartoe zet).
Sinds de OESO-update van 2017 ligt de drempel lager: ook vertegenwoordigers die formeel uit eigen naam handelen maar feitelijk voor risico van de buitenlandse onderneming werken, kunnen een vaste inrichting vormen.
Praktisch risico voor HR:
Salesmedewerkers of projectmanagers in het buitenland kunnen onbewust een lokale belastingplicht veroorzaken, met gevolgen voor loonadministratie, beloningsstructuur en meldplichten.
Naast de internationale regels kent Nederland een eigen uitbreiding: werkzaamheden in of boven het Noordzeewinningsgebied.
Is er 30 dagen of langer sprake van werkzaamheden op het continentaal plat? Dan wordt dit door Nederland als belastbare aanwezigheid gezien. Deze bepaling is in veel belastingverdragen met Nederland opgenomen, vaak in een apart artikel.
Dit is de meest klassieke situatie. Denk aan:
een werknemer die langdurig vanuit een klantlocatie werkt,
een projectmanager die vanuit een projectlocatie in het buitenland opereert,
een consultant die een kantoorruimte van de klant gebruikt.
Als die locatie duurzaam beschikbaar is voor de onderneming, kan dat voldoende zijn om een vaste inrichting te creëren.
Kerntaken zijn activiteiten die direct bijdragen aan de kern van het businessmodel, zoals:
verkoopactiviteiten,
projectuitvoering,
dienstverlening aan klanten,
R&D-activiteiten.
Wanneer dergelijke activiteiten in het buitenland plaatsvinden, is de kans op een vaste inrichting aanzienlijk groter dan bij ondersteunende of voorbereidende werkzaamheden.
C. Uitzendingen of detacheringen van langere duur
Wanneer medewerkers voor langere tijd in het buitenland verblijven (bijvoorbeeld > 183 dagen, maar soms korter afhankelijk van het land), kan dat leiden tot lokale loonbelastingplicht, sociale zekerheidsvraagstukken en potentieel: vaste-inrichtingsrisico’s.
Let op: de “183-dagenregel” hoort niet bij het vaste-inrichtingsbegrip, maar kan indirect bijdragen aan een risicovolle situatie. Zie hiervoor ook onze blog omtrent de 183-dagenregel.
Het risico op een vaste inrichting ontstaat sneller dan veel organisaties verwachten, zelfs zonder fysieke vestiging in het buitenland. HR speelt hierin een belangrijke rol, omdat grensoverschrijdende arbeid vaak de eerste aanwijzing is voor buitenlandse fiscale aanwezigheid. Bovendien heeft de aanwezigheid van een vaste inrichting vaak fiscale gevolgen; de 183-dagenregeling is niet van toepassing, maar de werknemers worden vaak al belastingplichtig in het werkland vanaf de eerste dag. Wijzigingen in belastingheffing kunnen de financiële resultaten beïnvloeden en een verschil maken tussen groene of rode cijfers van uw internationale uitzending of zelfs een geheel buitenlands project.
Exterus helpt HR- en finance-teams om deze risico’s tijdig te signaleren en correct te beheersen. Neem gerust contact met ons op via tax@exterus.nl of boek vandaag nog een kennismakingsgesprek!