In de steeds internationaler wordende arbeidsmarkt krijgen HR-teams vaker te maken met medewerkers die over landsgrenzen heen werken. Denk aan expats, internationale projectmedewerkers of werknemers die deels in het buitenland wonen en werken. In deze situaties kan een salary split een praktische oplossing zijn. Maar wat houdt het precies in en waar moet HR op letten?
Een salary split is een manier van salarisadministratie waarbij het inkomen van een werknemer wordt verdeeld over twee of meer landen. Elk deel van het salaris wordt lokaal verloond volgens de belasting-, sociale zekerheids- en arbeidswetgeving van dat land. Zo blijft de organisatie compliant en ontvangt de medewerker het juiste salaris in de valuta die relevant is voor zijn of haar woonland.
Een salary split wordt meestal gebruikt wanneer medewerkers:
In meerdere landen werken of verblijven;
Tijdelijk naar het buitenland worden uitgezonden (expats);
Om fiscale of sociale zekerheidsredenen verbonden moeten blijven aan het thuisland;
(Deels) betaald moeten worden in de lokale valuta, bijvoorbeeld voor woonlasten in het buitenland.
Voor HR is een salary split meer dan een payroll-tool: het is een instrument om compliance te waarborgen en tegelijkertijd aantrekkelijke, internationaal mobiele arbeidsvoorwaarden te bieden.
Bepaal de salarisverdeling: Kies welk deel van het salaris vanuit welk land wordt uitbetaald. Factoren zoals werkplek, verplichtingen in het thuisland en benodigde valuta spelen hierbij een rol.
Lokale payroll verwerking: Elk deel wordt verwerkt in het payroll-systeem van het betreffende land, met toepassing van lokale belasting- en sociale zekerheidsregels.
Valutabeheer: Zorg dat de medewerker het juiste bedrag in de juiste valuta ontvangt. Dit helpt bij het dekken van de woonlasten in het land van verblijf.
Compliance check: Stem af met finance, payrollproviders en belastingadviseurs om te waarborgen dat alle wettelijke vereisten per land worden nageleefd.
Regelmatige monitoring: Houd wijzigingen in wet- en regelgeving of in de situatie van de medewerker bij om compliance problemen te voorkomen.
Behoud van sociale zekerheid: Medewerkers kunnen (deels) aangesloten blijven bij het sociale zekerheidsstelsel van hun thuisland.
Naleving lokale wetgeving: Werkgevers voldoen aan de fiscale en arbeidsrechtelijke verplichtingen in elk betrokken land.
Praktische salarisuitbetaling: Medewerkers ontvangen (een deel van) hun salaris in de valuta die het meest praktisch is voor hun woonland.
Financieel voordeel: Door gebruik van belastingverdragen kan een lagere belastingdruk ontstaan in de verschillende landen.
Hoewel een salary split voordelen biedt, is het ook complex:
Payroll-administratie kan tijdrovend en foutgevoelig zijn;
Afstemming tussen HR, finance, payrollproviders en belastingadviseurs is cruciaal;
Regels verschillen sterk per land en kunnen regelmatig wijzigen;
Fouten kunnen risico’s voor compliance opleveren.
Al met al is een salary split complexe materie waardoor het vaak lastig te begrijpen is voor werkgever en werknemers en verplichtingen oplevert in meerdere landen.
Een salary split is geen standaardoplossing, maar een krachtig instrument voor HR bij internationale arbeidsrelaties. Zorgvuldige inrichting, duidelijke communicatie met de medewerker en samenwerking met gespecialiseerde adviseurs zijn essentieel om risico’s te beperken en de voordelen optimaal te benutten.
Wil je weten hoe een salary split kan werken voor jouw internationale team? Neem vandaag nog contact met ons op.