Een Employer of Record (EoR) met SNA-keurmerk laat zien dat hij arbeid en payroll in Nederland op een gecontroleerd, compliant en fiscaal veilige manier organiseert.
De SNA-norm hoort bij het SNA-keurmerk van de Stichting Normering Arbeid en is gebaseerd op de NEN 4400 norm voor arbeidsbemiddelaars en uitzend/payrollbedrijven. Het keurmerk is bedoeld om fraude, schijnconstructies en misbruik in arbeid- en payrollketens tegen te gaan en opdrachtgevers meer zekerheid te geven.
Belangrijk is dat een organisatie met SNA-keurmerk periodiek door een geaccrediteerde inspectie instelling wordt gecontroleerd op deze norm. Daardoor is het geen eenmalige toets, maar een doorlopend systeem van kwaliteitsborging en risico beperking.
Bij de SNA-norm draait het om naleving van verplichtingen uit arbeid en het op orde hebben van de administratie. Kernpunten die worden gecontroleerd zijn onder andere:
Identificatie van de onderneming: juiste inschrijving, eigendomsstructuur en basisgegevens.
Aangifte en afdracht van loonheffingen en omzetbelasting (btw) in Nederland.
Loonbetaling volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag en eventuele andere toepasselijke arbeidsvoorwaarden.
Uitvoering van identiteitscontrole van werknemers en controle of zij gerechtigd zijn om in Nederland te werken (werk en verblijfsrecht).
Voorkomen van risico’s op aansprakelijkstelling en boetes bij in- en doorlenen of uitbesteden van werk, inclusief het juist vastleggen en bewaren van alle relevante documenten.
Aanwezigheid van gedocumenteerde procedures om het voorgaande te waarborgen.
Deze controles vinden in de regel twee keer per jaar plaats, en kunnen bij verhoogd risico worden opgeschaald naar vaker inspecteren.
Een Employer of Record treedt juridisch op als werkgever in Nederland en neemt voor buitenlandse of Nederlandse opdrachtgevers de loonadministratie, arbeidscontracten en naleving van lokale wetgeving over. Daarmee beweegt een EoR zich in dezelfde risicogebieden als uitzend en payrollondernemingen, zoals juiste belastingafdracht, minimumloon en arbeidsrechtelijke compliance.
Voor een EoR betekent werken onder de SNA-norm onder meer dat:
de payroll en personeelsadministratie aantoonbaar op orde is;
loonheffingen, sociale premies en btw correct en tijdig worden afgedragen;
arbeidsmigranten en expats alleen worden ingezet als hun verblijfs- en werkstatus klopt;
de organisatie aantoonbaar maatregelen heeft genomen om keten- en inlenersaansprakelijkheid te beperken.
Diverse Nederlandse EoR aanbieders gebruiken het SNA-keurmerk expliciet als kwaliteits en vertrouwenslabel richting internationale klanten.
Voor opdrachtgevers en klanten van een Employer of Record levert de SNA-norm tastbare voordelen op.
1. Minder aansprakelijkheids- en boeterisico
Het SNA-keurmerk verlaagt het risico op keten- en inlenersaansprakelijkheid voor loonbelasting en btw, omdat is aangetoond dat de EoR zijn fiscale verplichtingen naleeft.
Opdrachtgevers hebben onder voorwaarden zelfs (gedeeltelijke) vrijwaring van aansprakelijkheid voor achterstallige loon en omzetbelasting.
2. Zekerheid over compliance en arbeidsvoorwaarden
Klanten weten dat minimumloon, vakantiebijslag en andere basisvoorwaarden correct worden toegepast, inclusief sectorspecifieke cao-naleving waar nodig.
Dit verkleint de kans op claims van werknemers, naheffingen van Belastingdienst of ingrijpen door Inspectie SZW.
3. Betrouwbare administratie en minder operationele risico’s
Het keurmerk bevestigt dat loon , personeels- en financiële administratie gestructureerd en controleerbaar zijn ingericht.
Hierdoor is de kans op administratieve fouten rond salaris, premies of expat-regelingen kleiner, wat reputatie- en operationele risico’s voor de opdrachtgever beperkt.
4. Sterker imago en eenvoudiger interne rechtvaardiging
Samenwerken met een SNA-gecertificeerde EoR maakt het intern eenvoudiger om keuzes te verantwoorden richting finance, legal en audit, zeker bij internationale expansie.
Het versterkt het beeld dat het bedrijf bewust kiest voor een gecontroleerde, legale en transparante manier van internationaal aannemen.
5. Vooruitlopen op toekomstige regelgeving
Met oog op verdergaande certificeringsplichten in de flex- en uitzendmarkt is werken met een SNA-gecertificeerde EoR een manier om nu al op toekomstige eisen in te spelen.
Dit voorkomt dat bestaande samenwerkingen later halsoverkop moeten worden aangepast als certificering verplicht wordt.
Stel: een Amerikaanse scale up huurt via een Nederlandse EoR een remote developer in Nederland in. De EoR met SNA-keurmerk zorgt ervoor dat loonheffingen en sociale premies correct worden afgedragen en dat de arbeidsovereenkomst voldoet aan Nederlands recht, waardoor de scale up niet onverwacht wordt aangeslagen voor achterstallige belasting of schending van arbeidsrecht. Zo kan de organisatie zich richten op groei, terwijl de EoR de risico’s in de Nederlandse arbeids en belastingwetgeving afdekt.
Dit voorbeeld laat de toegevoegde waarde zien van een Employer of Record met een SNA-keurmerk. Tegelijkertijd neemt een SNA-keurmerk niet alle risico’s weg. Zeker in de huidige internationale arbeidsmarkt, waarin werknemers regelmatig reizen en grensoverschrijdend werken.
Bij de keuze voor een EoR is het daarom verstandig om verder te kijken dan het SNA-keurmerk alleen. Ervaring met Global Employment Mobility, gecombineerd met gedegen kennis van lokale en internationale wet- en regelgeving, is essentieel om risico’s tijdig te identificeren, compliant te blijven en internationale groei op een duurzame manier te ondersteunen.