Internationale studenten van buiten de EU aannemen: wat Nederlandse werkgevers moeten weten

De afgelopen jaren is het aantal internationale studenten in Nederland flink toegenomen. Voor veel Nederlandse werkgevers biedt dit een mooie kans om jonge, getalenteerde en meertalige professionals in te zetten voor bijbanen of tijdelijke functies. Niet alleen versterkt dit de diversiteit binnen de organisatie, het helpt ook bij het opbouwen van een talentenpool voor toekomstige vaste functies. Wel is het belangrijk te realiseren dat het aannemen van studenten met een nationaliteit van buiten de EU aan specifieke wettelijke regels is gebonden. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot aanzienlijke financiële en reputatieschade.

In dit artikel zetten wij voor u uiteen waar u als Nederlandse werkgever rekening mee moet houden bij het aannemen van een student met een niet-EU nationaliteit en welke risico’s gepaard gaan met het niet naleven van de regelgeving.

Werkvergunning en arbeidsvoorwaarden

Studenten met een EU-nationaliteit mogen vrij in Nederland werken. Voor studenten van buiten de Europese Unie (inclusief EER-landen en Zwitserland) met een geldige Nederlandse verblijfsvergunning voor studie gelden echter aanvullende voorwaarden. Zij mogen alleen onder bepaalde omstandigheden werken. Concreet betekent dit het volgende:

• Werkvergunning (TWV): De werkgever moet vooraf een tewerkstellingsvergunning (TWV) aanvragen bij het UWV. Dit kan niet door de student zelf worden gedaan.

• Beperkt aantal werkuren:

  • Maximaal 16 uur per week tijdens het academisch jaar, of

  • Fulltime in de maanden juni, juli en augustus.

Voor beide situaties is een aparte TWV nodig. Het is niet toegestaan om deze uren te combineren via meerdere werkgevers; alle gewerkte uren tellen mee binnen dezelfde wettelijke grens.

• Stage: Voor stages die onderdeel uitmaken van de studie en passen bij het studieprogramma, is in de meeste gevallen géén TWV nodig. Voorwaarde is wel dat er een ondertekende stageovereenkomst is tussen de student, de werkgever en de onderwijsinstelling. De stage dient aan specifieke eisen te voldoen en een helder omschreven leerplan en doelstellingen te bevatten.

Administratieve verplichtingen voor werkgevers

Voordat u een student van buiten de EU in dienst neemt, dient u als werkgever:

• De verblijfsvergunning van de student te controleren, met name of hierop expliciet staat dat werken naast de studie is toegestaan.

• Op tijd de TWV aan te vragen bij het UWV. Houd hierbij rekening met een verwerkingstermijn van circa vijf weken.

• De gewerkte uren strikt bij te houden en te controleren of de student binnen de wettelijke limieten blijft.

Daarnaast bent u verplicht om een kopie van zowel de verblijfsvergunning als de werkvergunning (indien van toepassing) in uw administratie te bewaren, zodat deze beschikbaar is voor eventuele controles door de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Risico’s bij niet-naleving

Indien u een student zonder geldige TWV tewerkstelt, of wanneer de toegestane uren worden overschreden, loopt u als werkgever aanzienlijke risico’s:

• Hoge boetes: De Nederlandse Arbeidsinspectie hanteert strikte sancties. De standaardboete bedraagt maximaal €11.250 per werknemer zonder geldige werkvergunning. Dit bedrag geldt ongeacht of de student op de hoogte was van de regelgeving of dat het overschrijden van de uren gering was.

• Reputatieschade: Naast financiële gevolgen kan het overtreden van arbeids- en vreemdelingenwetgeving leiden tot negatieve publiciteit en schade aan de reputatie van uw organisatie. Dergelijke zaken worden regelmatig openbaar gemaakt en kunnen uw relaties met klanten, partners en overheidsinstanties schaden.

• Juridische gevolgen: Het niet naleven van de regelgeving kan invloed hebben op toekomstige vergunningaanvragen, subsidieverstrekkingen en deelname aan aanbestedingen.

Conclusie

Het aannemen van internationale studenten biedt Nederlandse bedrijven waardevolle internationale kennis en vaardigheden. Wel is het van groot belang om de geldende wet- en regelgeving zorgvuldig na te leven. Tijdige aanvraag van werkvergunningen, nauwkeurige controle van gewerkte uren en een correcte administratieve afhandeling behoren tot de basisverplichtingen voor werkgevers.

Twijfelt u over de mogelijkheden of heeft u vragen over de regelgeving? Neem dan gerust contact op met ons Immigration Team. Wij denken graag met u mee en zorgen ervoor dat uw organisatie zorgeloos en binnen de regels gebruik kan maken van het talent van internationale studenten.