Voor buitenlandse aannemers die in Nederland projecten uitvoeren, is de eerste strategische stap het kiezen van de juiste bedrijfsstructuur. Wordt er gewerkt via een Nederlandse BV, een branche (vaste inrichting) of direct vanuit de buitenlandse onderneming? De gekozen vorm bepaalt de fiscale positie, aangifteplichten en administratieve inrichting. In dit artikel legt Exterus uit wat de verschillen zijn, welke gevolgen dat heeft en hoe je direct compliant aan jouw project kunt beginnen.
Dit is deel 2 van onze blogreeks over grote projecten in Nederland. In deze reeks bespreken we de belangrijkste juridische, fiscale en administratieve keuzes waarmee buitenlandse aannemers en uitzendondernemingen vóór en tijdens een Nederlands project te maken krijgen.
In deze reeks: Deel 1: Compliance vooraf organiseren · Deel 2: De juiste bedrijfsstructuur kiezen · Deel 3: Werk aannemen of werknemers ter beschikking stellen? (binnenkort) · Deel 4: Vergunningen en projecttoelating (binnenkort) · Deel 5: Werk- en verblijfsvergunningen (binnenkort)
Wie als buitenlandse aannemer of uitzendonderneming in Nederland aan de slag gaat, staat voor een fundamentele keuze: in welke vorm organiseren we onze Nederlandse activiteiten?
De gekozen structuur bepaalt niet alleen hoe opdrachten kunnen worden aangenomen, maar ook waar en hoe belasting moet worden betaald. Een doordachte inrichting aan de voorkant voorkomt vertraging, herstelwerk en onverwachte fiscale lasten tijdens het project.
Het oprichten van een Nederlandse BV is de meest zelfstandige en formele manier om activiteiten in Nederland te verrichten.
De BV is een aparte rechtspersoon, met eigen verplichtingen voor administratie, vennootschapsbelasting (VPB), omzetbelasting (BTW) en loonheffingen.
Deze vorm is interessant wanneer:
Nederland een structurele markt wordt;
meerdere projecten of langdurige contracten gepland zijn.
Een BV biedt juridische duidelijkheid en een heldere scheiding tussen buitenlandse en Nederlandse activiteiten, maar vraagt een zorgvuldige opstart: notariële oprichting, KvK-inschrijving en lokale administratie.
2. Een branche of vaste inrichting
Niet elke onderneming wil direct een BV oprichten. Soms is een branche (of in fiscale termen, een ‘vaste inrichting’) voldoende.
Er is dan géén aparte rechtspersoon, maar de buitenlandse onderneming heeft wel lokale fiscale aanwezigheid, over de winst uit die activiteiten wordt in Nederland VPB geheven. Meestal ontstaat er ook een belastingplicht voor de BTW en loonheffingen.
Een branche ontstaat wanneer de onderneming duurzaam een activiteit uitvoert vanuit Nederland, bijvoorbeeld met een kantoor, magazijn of eigen projectleiding. Ook een langdurig constructie- of installatieproject wordt beschouwd als een vaste inrichting; in beginsel geldt een drempel van 12 maanden, maar dit is verdragsafhankelijk en sommige verdragen hanteren een kortere termijn. Bovendien kan ook een projectkantoor of lokale projectleiding op zichzelf al een vaste inrichting vormen, ongeacht de projectduur. Zie ook ons eerdere artikel over de vaste inrichting. De winst die aan de vaste inrichting is toe te rekenen, wordt in Nederland belast; het thuisland verleent dan vaak een vrijstelling of verrekening.
3. Rechtstreeks opereren als buitenlandse onderneming
Bij kortdurende of incidentele projecten kan men zonder entiteit of vaste inrichting werken. De activiteiten worden dan formeel vanuit het thuisland aangestuurd, waardoor de fiscale aanwezigheid beperkt blijft.
Let echter op: zodra sprake is van fysieke aanwezigheid, personeel of lokale aansturing, kan de Belastingdienst alsnog een vaste inrichting aannemen, met aangifteplicht voor VPB, btw en loonheffingen.
| Area | Nederlandse entiteit (BV) | Branche / vaste inrichting |
Volledig buitenlandse onderneming e |
|
Vennootschapsbelasting (VPB) |
Altijd verschuldigd in NL |
Alleen over de winst van de vaste inrichting |
Alleen als er een vaste inrichting ontstaat |
|
Btw |
Nederlandse btw registratie verplicht |
Vaak btw nummer vereist |
Registratieplicht mogelijk bij NL projecten |
|
Loonheffingen |
Altijd inhoudingsplichtig voor werknemers in dienst van de BV. Vaak ook voor werknemers die vanuit een buitenlandse groepsentiteit worden uitgezonden naar de BV |
Inhoudingsplicht voor werknemers werkzaam voor de vaste inrichting |
Inhoudingsplicht kan ontstaan bij werk onder leiding en toezicht van de opdrachtgever in Nederland of als er een vaste inrichting ontstaat |
|
Administratie |
Volwaardige NL boekhouding |
Gedeeltelijke boekhouding in NL |
Beperkt, maar nabetaling risico bij verkeerde inschatting |
In de praktijk ontstaan veel problemen doordat buitenlandse partijen pas tijdens of na projectstart ontdekken dat zij in Nederland belastingplichtig zijn geworden, bijvoorbeeld omdat zij toch een vaste inrichting blijken te hebben als gevolg van de aard van de werkzaamheden en de duur ervan.
Dat leidt tot kostbare herstelacties, boetes of tijdelijke stillegging bij ontbrekende registraties. Bovendien kunnen de extra administratieve lasten en een andere belastingdruk het verschil maken tussen een winstgevend of een verlieslatend project. De belastingdruk in Nederland kan aanzienlijk hoger zijn dan de belastingdruk in het buitenland, zowel op ondernemingsniveau, als op werknemersniveau. In de laatste situatie kan dit tot zeer hoge extra kosten leiden als werknemers op een nettoloonafspraak in Nederland werkzaam zijn; de werkgever draait in dat geval op voor de hogere Nederlandse belastingdruk. In een latere blog over Payroll gaan hier nog verder op in.
Een goede voorbereiding betekent:
vooraf beoordelen hoe de werkzaamheden in Nederland gestructureerd worden
beoordelen of sprake is van een vaste inrichting (houd ook rekening met mogelijk uitloop van het project);
duidelijkheid over inhoudingsplicht voor loonheffingen;
tijdige aanvraag van btw- en loonheffingennummers;
een administratieve inrichting die voldoet aan Nederlandse normen.
Een Duitse bouwonderneming neemt een meerjarig project aan in Rotterdam. Zij neemt zonder vooronderzoek te doen aan dat de Duitse regels van toepassing zijn en gaan aan de slag. Omdat er een lokaal projectkantoor is, de projectleiding in Nederland plaatsvindt en de duur van het project meer dan 12 maanden beslaat, zijn er meerdere zelfstandige gronden op basis waarvan de Belastingdienst met terugwerkende kracht oordeelt dat sprake is van een vaste inrichting.
Let op: ook zonder dat de 12-maandengrens wordt overschreden kunnen een lokaal kantoor of lokale aansturing al voldoende zijn voor een vaste inrichting.
De onderneming moet Nederlandse VPB afdragen, zich registreren voor btw en loonheffingen, en een gedeeltelijke Nederlandse boekhouding voeren. De werknemers worden geconfronteerd met belastingplicht over hun arbeidsinkomen in Nederland en Duitsland. Omdat de belastingdruk hoger is dan de belastingdruk in Duitsland, ontstaan discussies met de werknemers over compensatie van het verschil in belastingdruk.
Met een juiste inschatting vooraf had de onderneming tijdrovende procedures, dubbele belasting en vertraging eenvoudig kunnen vermijden en extra kosten op voorhand kunnen incalculeren en door kunnen berekenen in de aanbestedingsfase.
De keuze tussen een Nederlandse entiteit, een branche of opereren als buitenlandse onderneming is geen formaliteit. Het bepaalt waar winst wordt belast, waar personeel wordt aangestuurd en hun inkomen belast wordt en welke instanties meekijken. Wie de structuur zorgvuldig kiest, legt een solide basis voor compliance én slagvaardigheid op de Nederlandse markt.
In het volgende deel van deze blogreeks kijken we naar de tweede cruciale factor: de rolverdeling – het verschil tussen werk aannemen of werknemers ter beschikking stellen. Dat maakt juridisch, fiscaal en administratief namelijk ook een wereld van verschil.
Bekijk de andere artikelen in deze reeks:
Deel 2: De juiste bedrijfsstructuur kiezen
Deel 3: Werk aannemen of werknemers ter beschikking stellen? (binnenkort)
Deel 4: Vergunningen en projecttoelating (binnenkort)
Deel 5: Werk- en verblijfsvergunningen (binnenkort)
In deel 3 (binnenkort) bespreken we het verschil tussen het aannemen van een duidelijk omschreven werk en het ter beschikking stellen van werknemers die onder leiding en toezicht van de opdrachtgever werken. Dit onderscheid heeft gevolgen voor de inhoudingsplicht voor loonheffingen, de toepasselijke arbeidsvoorwaarden en de aansprakelijkheidsrisico’s.